Закрываем год: январь

Продолжаем последовательно рассматривать действия, которые совершает секретарь, закрывая делопроизводственный год. В этой статье говорим о том, что нужно сделать в январе: закрыть журналы регистрации и номенклатуру дел за прошлый год, а также составить справку по объему документооборота.

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Закрыть номенклатуру дел предстоит в два этапа. Сначала секретарь должен посчитать количество заведенных за прошедший год единиц хранения по каждому из дел, а затем свести их в единую аналитическую форму.

Этап 1: заполняем графу 3 номенклатуры дел

Ежегодно мы составляем номенклатуру дел не с той целью, чтобы она просто была, а для того, чтобы было удобно вести и учитывать дела. Если в течение года дела формировались в соответствии с номенклатурой, то учет их количества в январе сведется к элементарному сложению.

При составлении и утверждении номенклатуры дел третья графа остается незаполненной. Заполняется она в январе года, следующего за тем, в котором номенклатура дел действовала. В январе уже известно, какие дела закрыты, а какие переходят на следующий год. Теперь можно считать.

• Считаем единицы хранения. Считать предстоит единицы хранения. Важно помнить, что единица хранения бумажных документов по меркам архива – это один том, в котором должно быть не более 250 листов документов.

Единица хранения электронных дел – один носитель информации, на который записывается дело. Так, если организация ведет внутреннюю служебную переписку исключительно в электронном виде (дело «Служебные записки»), то все эти записки выгружают из СЭД или из локальной сети, переводят в неизменяемый формат и записывают на один носитель информации. Как правило, это компакт-диск. Среди управленческих дел вряд ли найдется столь объемное, на которое пришлось бы отводить две единицы хранения (два диска), но среди дел других подразделений такое вполне может найтись.

В зависимости от того, как секретарь организовал работу с подразделениями, информацию о количестве дел предоставляют ответственные за делопроизводство в отделах либо секретарь, вооружившись распечаткой соответствующего раздела номенклатуры, лично обходит подразделения и считает дела вместе с работниками.

Оба варианта одинаково распространены, имеют свои плюсы и минусы. Однако лучше, когда работники подразделений сами представляют в канцелярию или в архив не только информацию по третьей графе, но и итоговую запись по своему разделу. Только это большая редкость. В конце концов, главное – результат: точное количество единиц хранения каждого дела в каждом разделе номенклатуры дел.

• Отмечаем переходящие дела. При подсчете дел особое внимание уделяется переходящим делам. Это те дела, которые не были завершены делопроизводством в прошлом году и перешли в новый.

К переходящим делам относятся личные дела работников, документы по судам, действующие локальные нормативные акты. Реже – отдельное дело (например, переписка с конкретным контрагентом), вопрос по которому еще не закрыт (см. дело 23-13 в Примере 1). Рекомендуем отмечать переходящие дела закладками: чуть позже они пригодятся.

• Вносим количество единиц хранения в номенклатуру дел. Третья графа номенклатуры заполняется от руки во всех экземплярах документа. Номенклатура дел с заполненной третьей графой может выглядеть как в Примере 1.

Этап 2: составляем итоговую запись

Номенклатура дел состоит из двух частей: основной части и итоговой записи.

Основная, рабочая часть – это таблица с перечнем всех дел организации, со сроками их хранения, а теперь и с количеством, образовавшимся за год.

Вторая часть (о ней иногда забывают) – это итоговая запись. Ее форма сразу вводится в документ, но заполняется в последнюю очередь, после третьей графы (Пример 2).

[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010).

[2] В ред. от 18.06.2017.