Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

Когда говорят об электронных документах, имеют в виду не только и не столько переписку по e-mail или служебные записки, которыми работники обмениваются в системе электронного документооборота (СЭД). Это документы с пятилетним сроком хранения, и о них можно не заботиться. Достаточно ежегодно «выгружать» их из СЭД и помнить, где их найти. Электронными могут быть:

• проектные чертежи;

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• учетные формы;

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более. Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием.

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [2] (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2).