Как Lean поможет в работе секретарям и офис-менеджерам

В переводе с английского Lean Management (Lean) – бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление, даже бережливое преобразование. Это концепция управления организацией, которая базируется на повышении качества продукции при одновременном сокращении расходов. Узнаем, как принципы Lean помогут организовать рабочее место и привести в порядок дела.

КОНЦЕПЦИЯ LEAN

Концепция Lean[*] появилась в Японии. В 1950-х годах инженер японской компании «Тойота» Тайити Оно предложил использовать новую производственную систему для выпуска автомобилей. Идея была в том, чтобы объединить существующие на заводах концерна методы повышения эффективности, сделать акцент на качестве продукции и одновременно сократить расходы. То есть наладить бережливое производство.

Изначально система Lean применялась только в производственных сферах, в основном в автомобилестроении, но со временем стала востребована и в других областях. Пришло понимание, что инструменты бережливого производства можно задействовать в строительстве, медицине, дизайне и пр. Постепенно Lean стали внедрять в офисах. Такая система получила название «бережливый офис». Суть та же оптимизировать ресурсы компании, сократить перемещение материалов и ненужные передвижения, снизить время ожидания. Основа бережливого офиса – модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.

Принципы и инструменты Lean позволили успешно оптимизировать деятельность не только на производстве, но и в офисе.

Принципы концепции Lean

• Чистота и порядок в офисе и на рабочем месте. Один из главных принципов бережливого производства. Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр.

• Сокращение запасов. На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Своевременно избавляйтесь от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе и т.д.

• Ликвидация потерь. Cведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также продукции, документов (отсутствие автоматизированных процессов и электронного документооборота) и т.д.

• Ограничение времени ожидания. Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Помните: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, нужного звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.

• Правильное выполнение задач с первого раза. Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное время. Старайтесь сделать с первого раза все правильно.

• Создание потока работы. Весь коллектив должен работать как отлаженный часовой механизм. Каждый сотрудник обязан четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.

• Постоянное совершенствование. Технологии развиваются, мир меняется. Рабочие процессы тоже не стоят на месте, потому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Без этого прогресс невозможен.

Названные принципы лежат в основе Lean-системы. На практике они внедряются с помощью специальных инструментов. Например: Just in Time (с англ. точно в срок) – концепция управления производством, направленная на снижение количества запасов; Value Stream Mapping (с англ. систематизирование потока ценности) – инструмент визуализации, помогающий понять и рационализировать рабочие процессы путем использования инструментов и методов экономичного производства.

Не обязательно применять все инструменты. Для одной компании будет достаточно внедрения одного, для другой – нескольких. Здесь нужно экспериментировать. Путем проб и ошибок в результате получится найти «свой» эффективный метод.

Какие простейшие инструменты уже доказали свою эффективность? Подробно рассмотрим каждый из них.

ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

С чего начать? Поговорите с руководством и получите его одобрение. Вам потребуются полномочия, чтобы внести некоторые изменения в офисное пространство и улучшить свое рабочее место. Если разрешение получено, приступайте к внедрению.

Шаг 1. Избавьтесь от лишнего. Внимательно посмотрите на свой рабочий стол. Разберите документы, смело выбрасывайте ненужные и исписанные листы. Стикеры и любые другие заметки, которыми вы уже не пользуетесь или забыли, для чего они были написаны, – в мусор.

То же самое проделайте со шкафами, полками, ящиками стола во всем офисе. Начните со своего рабочего места и отдайте распоряжение всем сотрудникам. Предупредите, что после вы обязательно проконтролируете чистоту и порядок у каждого.

Шаг 2. Устройте комфортное рабочее место. Измените положение стола, чтобы сделать больше проход; поставьте новое эргономичное кресло; расположите монитор так, чтобы верхняя его часть находилась на уровне глаз или немного ниже; закрепите провода, чтобы они не создавали травмоопасной ситуации.

Ваше рабочее место должно быть максимально удобным и просторным. Ничего не должно стеснять ваших движений.

Шаг 3. Удобно расположите предметы на столе. У секретарей стол всегда завален кипами бумаг, файлами, всевозможными ручками, степлерами, скрепками и другими канцелярскими предметами. Все это захламляет рабочее пространство, доставляет неудобство при подписании документов или поиске нужного договора. Найдите отдельное место каждому предмету на вашем столе.

Шаг 4. Упорядочите работу с документами и папками.

Разделите документы на важные и неважные. Подумайте, к каким бумагам вы обращаетесь чаще всего. Именно они должны находиться в зоне видимости и досягаемости. То есть для того чтобы достать нужный документ, вам достаточно протянуть руку. Менее важные можно поместить в лотки или накопители для бумаг, а архивные положить в боксы для бумаг. Используйте папки-архиваторы с несколькими делениями, чтобы распределить документы по их важности. Документы по желанию хранят в разноцветных папках. Более того, для бумаг определенной категории можно использовать архиватор конкретного оттенка.

Отсортируйте документы. Поставьте на краю стола два-три лотка для бумаг, пометьте их предназначение. Например, документы на подпись директору обозначьте красной наклейкой, на отправку почтой – зеленой, кадровые – желтой. Так вы всегда будете знать, где что лежит, вам не придется тратить время на разбор бумаг.

Используйте маркировку для папок. Нанесение тех или иных знаков помогает в поиске нужной информации. Для обозначения документов можно использовать маркеры, разделители, цветные наклейки. Как вариант – помещать их в разноцветные папки. Например, папку с документами от поставщиков обозначьте желтым, папку с кадрами – зеленым и т.д. Обязательно запишите обозначение каждого цвета и сохраните документ на Google-диске. Доступ к нему должен быть быстрым, вы не должны тратить время на его поиск. Для этого используйте опции электронного документа. Например, чтобы найти нужный файл на Google-диске, достаточно написать его название в адресной строке.

ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ПРОСТРАНСТВА И РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ

Визуализация (lean-visualization) – один из инструментов концепции бережливого производства. Информация, представленная в инфографике, схемах, воспринимается легче, чем объемные текстовые инструкции.

Иллюстрации позволяют объяснить то, что на словах или практике может занять много времени. А время, как известно, ценный ресурс. К секретарю часто обращаются сотрудники с просьбами отсканировать документ или приготовить кофе и т.д. Они объясняют это неумением пользоваться техникой, хотя на самом деле большинство просто ленится приложить усилия. Чтобы сократить число таких обращений, можно визуализировать рабочее пространство. Приведем несколько лайфхаков.

Шаг 1. Используйте диаграмму «плавательной дорожки». Такая схема позволяет описать даже самые сложные офисные процессы. Например, как сотрудникам следует взаимодействовать с клиентом. Кроме этого, диаграмма позволяет представлять процессы, в которых ответственность передается от одного лица к другому (Пример).

Принцип работы диаграммы «плавательной дорожки» похож на эстафету. Суть в том, чтобы снизить время ожидания в процессе передачи другому ответственному лицу.

Шаг 2. Создайте схемы-инструкции для пользования оргтехникой.

Они нужны для того, чтобы любой человек, даже никогда не пользовавшийся до этого принтером или сканером, мог самостоятельно распечатать/ отсканировать документ. Можно попросить дизайнера создать интересную инфографику. Стоит также составить полезные дежурные «шпаргалки» по пользованию кофемашиной, диспенсерами в туалетной комнате и прочим офисным оборудованием (рис. 1).

Шаг 3. Визуализируйте рабочие процессы. Для этого подойдут стикеры, цветные наклейки, маркеры.

Установите быстрый набор. Если вы постоянно забываете, чей номер стоит на кнопке быстрого набора, – наклейте на нее листочек с обозначением. Например, кнопка 1 – бухгалтерия, 2 – отдел логистики и т.д. Если быстрый набор сложнее – запишите все номера на стикерах или листе А4 (в зависимости от объема) и повесьте прямо над рабочим столом. Расположите все так, чтобы вам не приходилось сильно напрягаться, вглядываясь вверх.

Наладьте документооборот. Даже если вы прекрасно помните, какой документ в какой отдел или какому поставщику нужно передавать, нарисуйте для себя понятную схему перемещения всех бумаг. Это избавит ваш мозг от необходимости все запоминать, так вам удастся сосредоточиться на более важных вещах. Можно также использовать диаграмму «плавательной дорожки».

Создайте план по дежурству на кухне, уборке за собой посуды и пр., используя инфографику. То же самое можно сделать с канцелярией, хранящейся в шкафах. Например, повесьте на дверцу краткую инструкцию, что должны делать сотрудники, когда берут ту или иную вещь для работы. Так вы надолго сохраните порядок в шкафу и избежите постоянных вопросов и просьб сотрудников заказать какие-либо канцтовары (рис. 2).

Используйте стикеры, которые станут сигналом, что пора заказывать канцелярию. Например, вы знаете, что с момента заказа до доставки проходит два дня. Посчитайте, сколько каких канцтоваров тратится за это время: пачка бумаги для принтера, 50 файлов, 2 ручки и пр. – это и будет неприкосновенный запас, который должен оставаться в компании. Когда привезут очередную партию канцтоваров, цветным стикером отделите неприкосновенный запас: вложите его в стопки с бумагой, бланками, файлами. Каждый раз, заглядывая в шкаф, будете видеть, что запасы подходят к «критической отметке» – стикеру – и пора заказывать канцтовары (рис. 3).

КАНБАН В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Канбан – японская система карточек, которая позволяет выполнять задачи точно в срок. Компания «Тойота» первая внедрила ее в своем производственном процессе. Так концерну удалось избежать перепроизводства автомобилей в период кризиса и выпускать модели в срок.

Отличительная черта этой системы – борьба с многозадачностью. Многие считают, что многозадачность – ключ к продуктивности. Но это не так. Выполняя несколько дел одновременно, наш мозг не успевает сфокусироваться ни на одном из них. Следовательно, страдает качество выполнения работы, а силы и энергия тратятся впустую. С помощью японской системы как раз можно разрешить проблему многозадачности и научиться концентрироваться на выполнении одного конкретного дела.

Карточки канбан особенно помогают в работе секретаря. Их можно использовать в организации и управлении делами, например для ведения узких задач. С помощью специальных приложений типа Trello, Asana, Bitrix24 или подручных средств можно создать канбан-доску. Возьмите ватман или маркерную доску и разделите поле на три столбца. Первый – все задачи, которые нужно сделать, второй – текущие задачи, третий – выполненные. Каждый сотрудник выбирает для работы стикеры одного цвета (рис. 4). Тут важно соблюдать одно условие – количество задач «в работе» не должно превышать трех. Это позволяет сосредотачиваться на конкретных делах.

Рис. 4

Что вы получаете, используя карточки канбан в работе?

• Наглядное представление всех ваших задач.

• Четкое понимание того, что нужно успеть за день и как расставить приоритеты. Благодаря принципу ограничения количества задач «в работе» вы избежите огромного списка дел и не будете перегружены работой.

• Увеличение продуктивности. Вы сможете контролировать процесс работы. Все задачи будут записаны и расставлены по приоритетам, а значит, вам не придется все запоминать и переживать, не забыли ли чего-то важного. Ваша продуктивность определенно вырастет.

После внедрения карточек канбан в управление задачами регулярно анализируйте вашу эффективность в конце недели. Это необходимо для того, чтобы понять, над чем нужно поработать, какой процесс усовершенствовать. Последнее тесно связано с еще одним принципом Lean – кайдзен.

КАЙДЗЕН, ИЛИ НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Кайдзен – незаменимая составляющая Lean, которая больше похожа на философию, чем практический инструмент. В процессе внедрения бережливого офиса он крайне важен.

Включение этого принципа в работу концепции бережливого производства – небыстрый процесс. Результаты придут через месяц, а возможно, через три-четыре месяца. Кайдзен призывает не довольствоваться полученными достижениями, а постоянно развиваться и стремиться к совершенству.

Не останавливайтесь на месте, пробуйте новые инструменты Lean, ищите подходы и методы, которые подойдут именно вам и вашей компании. И вы увидите, насколько эффективнее и проще станет ваша работа.