Статьи по рубрикам

Какими документами по делопроизводству и архивному делу пользоваться в 2021 году?

«Секретарь-референт» №1 2021 / Делопроизводство

За последние годы законодатели утвердили много нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. В них легко запутаться и трудно выбрать тот, который необходим вам именно сейчас. Мы подготовили для вас список основных документов, актуальных на начало 2021 года, на которые нужно ориентироваться при выстраивании и ведении делопроизводственных процессов в организации.

Документы для каждого делопроизводственного процесса

В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.

Обязательно ли соблюдать положения всех этих документов?

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится.

Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Что изучить об организации делопроизводства?

Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации. Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.

Правила делопроизводства (нормативный документ для государственных органов, органов местного самоуправления)

Правила делопроизводства устанавливают основное: делопроизводством необходимо заниматься, причем делать это следует системно. В частности, Правила делопроизводства декларируют необходимость разработки инструкций по делопроизводству, созданию в организациях специальных структурных подразделений (служб делопроизводства), а в территориальных органах (филиалах, подразделениях, если речь идет об организациях) – ответственных за делопроизводство.

В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления. К ним относятся:

инструкция по делопроизводству;
положение о службе делопроизводства;
должностные инструкции работников службы делопроизводства;
при смене руководителя службы делопроизводства – акт приема-передачи документов и дел.

Также в Правилах делопроизводства установлено, что их требования также применимы к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами[5].

Это говорит о том, что делопроизводители могут и должны взаимодействовать с другими структурными подразделениями, а также требовать от них выполнения общих правил делопроизводства: учета и оборота документов, создания и соблюдения номенклатуры дел и т.д.

В Таблице 2 приведены основные тезисы разделов Правил делопроизводства. Обратите внимание: в этом документе говорится о том, что нужно делать, а о том, как именно это делать, написано в других документах. О них мы расскажем далее.

kakimi_dokumentami)kozhanova

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (носит рекомендательный характер)

Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.

На основе положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 можно формулировать принципы делопроизводства и поместить их в Положение о делопроизводстве организации (Пример 1).

kakimi_dokumentami_kozhan

ГОСТ Р 7.0.8-2013 (носит рекомендательный характер)

ГОСТ Р 7.0.8-2013 представляет собой словарь делопроизводственных терминов. Он очень удобен для составления разделов «Термины и определения» к локальным нормативным актам по делопроизводству (Пример 2).

kakimi_dokumentami_kozhan

[1] ВНИИДАД, 2018.

[2] В ред. от 08.12.2020.

[3] В ред. от 28.04.2011.

[4] ВНИИДАД, 2016.

[5] См. п. 1.4 Правил делопроизводства.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2021.

Получить статью целиком бесплатно

Узнать больше:

Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить

Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт