Сроки хранения документов по Перечню 2019: учетные (регистрационные) формы

Публикуем пять таблиц-шпаргалок, которые помогут правильно и оперативно определить сроки хранения всех видов учетных (регистрационных) форм: журналов, книг[1], баз данных. Это пятая статья из цикла о сроках хранения документов, которые содержатся в Перечне 2019[2].

Какие бывают учетные формы?

В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами. Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.

Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.

Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.

Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.

Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].

Когда начинается срок хранения учетной формы?

Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.

Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.

Сроки хранения учетных форм

Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:

• учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
• учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
• учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
• учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
• учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).