Оптимизация складской работы с помощью документов

Организация, качественно описавшая свои бизнес-процессы с помощью системы работающих РД, может гордо сказать о себе: влияние человеческого фактора минимизировано, система бизнес-процессов оптимальна и прозрачна. И, наоборот, в организации, работающей по старинке, сотрудники которой не желают переходить на стиль работы по «каким-то там РД», зачастую проблемы решают аналогично тушению пожара: пока не загорелось, делать ничего не будем, авось само рассосется. В таких организациях часто бывает, что процессы подразделения зациклены на нескольких ключевых сотрудниках, и их внезапное выбытие из процесса ставит функционирование подразделения на грань провала, поскольку никто толком не знает, как, в какие сроки, в какой последовательности производятся те или иные действия. Часто такое положение приводит к тому, что работники начинают манипулировать руководством и даже шантажировать его.

Важно помнить, что создание работающей и эффективной системы РД – процесс длительный. Это дело не одного дня и даже порой не одного года. Но, как говорится, дорогу осилит идущий! Кроме того, результат достигается усилиями не одного какого-то специалиста, а коллективным трудом многих людей. Не надейтесь, что нанятый со стороны «варяг»-аутсорсер напишет вам весь пакет РД быстро и качественно. Чудес не бывает, даже у продвинутых бизнес-аналитиков.

Некоторые направления работы склада и наиболее часто возникающие нарушения

Выделим некоторые проблемные направления работы склада, требующие описания и дальнейшей оптимизации (Схема):

Проблемных областей может быть гораздо больше. Я же предлагаю рассмотреть те, где может помочь написанная документоведом инструкция или положение.

Каждое направление должно быть описано целым комплексом РД, как говорится, на все случаи жизни. И при этом требования одного РД не должны противоречить требованиям другого, а каждый документ должен быть указан в разделе «Связанные документы» во всех остальных РД, с которыми он действительно в процессе исполнения связан по смыслу. И в каждом РД обязательно следует прописывать раздел «Ответственность».

Трудовая дисциплина на складе: проблемы и решения

Вначале давайте поговорим об РД, с помощью которых следует бороться с тем или иным видом нарушений: несвоевременным приходом на работу (опозданиями) и ранним уходом с нее, несоблюдением субординации, курением в неположенное время и пр. И рассмотрим, как решить основные и повсеместные проблемы, связанные с трудовой дисциплиной.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) являются основным документом, подлежащим обязательному исполнению всеми работниками организации. Он содержит сведения о начале/окончании смены, времени перерывов/перекуров. Это один из главных документов организации независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников, его наличие и содержание обязательно проверяет Государственная инспекция труда. С ПВТР все работники организации должны быть ознакомлены под подпись в день трудоустройства.

В ПВТР необходим раздел «Рабочее время и время отдыха», в котором четко прописывают время начала и окончания рабочих смен, всех перерывов и перекуров (Пример 1).

В ПВТР также следует включить раздел об ответственности за нарушения трудовой дисциплины. Каждая организация выбирает сама для себя, насколько подробно этот пункт будет изложен (Пример 2).

С нарушившего ПВТР работника необходимо потребовать объяснительную записку (обычно это обязанность кадровой службы, как и сама фиксация факта нарушения). После этого руководство будет решать, наказывать ли нарушителя, и если наказывать, то каким образом.