Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов

Как вы знаете, в рамках проведения реформы электронной подписи (далее – ЭП) Федеральным законом № 476-ФЗ[1] было введено понятие «машиночитаемая доверенность»[2].

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее – ИП).

Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов МЧД.

С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.

Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.

С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.

1. Когда МЧД будут обязательными?

В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ[3] подготовлен в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.

Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП сотрудника (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

2. Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?

До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2023 году аккредитованные удостоверяющие центры будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2023 г.

3. Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками – потенциальными подписантами документов организации КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.

4. Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее – ФНС России) с использованием МЧД?

При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник подписывает документы собственной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@[4] и уже поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое время. Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС № ЕА-4-26/534@[5] и также поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме»[6], с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению (рис. 1).