Уничтожение персональных данных работников: что изменится с 1 марта

В октябре 2022 года были утверждены Требования к подтверждению уничтожения персональных данных, то есть к порядку уничтожения персональных данных (далее – ПД) и соответствующим документам.

Из статьи вы узнаете:

• что такое уничтожение ПД;
• когда и в какие сроки следует уничтожать ПД;
• каков порядок документального оформления факта уничтожения ПД и какие изменения ждут кадровиков с 1 марта 2023 года.

Общие положения

В соответствии со ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ[1] персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу – субъект ПД.

Оператором ПД является работодатель, поскольку он самостоятельно или с другими лицами осуществляет обработку ПД. В работе с ПД субъектов этих данных важно помнить, что в определенных случаях у оператора есть обязанность по их уничтожению.

Уничтожение ПД – это один из видов их обработки, в результате которого:

• становится невозможным восстановить содержание ПД в информационной системе ПД и (или)
• уничтожаются материальные носители ПД.

Таким образом, под уничтожением ПД понимается безвозвратное прекращение их существования путем уничтожения с носителя без ликвидации самого носителя либо путем его уничтожения (в частности, документы на бумажном носителе, которые содержат ПД). В дальнейшем, в результате соответствующих действий, не должно остаться возможности для восстановления информации при помощи специального программного обеспечения.

У оператора ПД есть обязанность по уничтожению ПД или обеспечению их уничтожения по определенным правилам, в определенные сроки и с оформлением своих действий определенными документами.

Когда и в какие сроки необходимо уничтожать персональные данные 

ПД можно обрабатывать и хранить в той форме, которая позволяет определить субъекта ПД, и не дольше, чем того требуют цели обработки – если срок хранения ПД не уставлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД (ч. 4 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ).

Цели обработки и сроки хранения определяются в соответствии:

• с Федеральным законом № 152-ФЗ;
• Федеральным законом № 125-ФЗ[2];
• Перечнем 2019[3];
• другими федеральными законами, определяющими случаи и особенности обработки ПД.