Как оформить гриф ограничения доступа к документу?

В каких случаях оформляют гриф ограничения доступа к документу и какие грифы ограничения доступа используют организации? Какие сведения вставляют в гриф ограничения доступа к документу? Включают ли сведения о грифе ограничения доступа в систему электронного документооборота? Где на документе проставляют гриф ограничения доступа? Зачем и как грифовать сопроводительное письмо?

1. В каких случаях оформляют гриф ограничения доступа к документу?

Гриф ограничения доступа к документу – это реквизит 14 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. Его оформляют на документе (проекте документа, сопроводительном письме к документу) при наличии в нем информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом № 188[2].

ГОСТ Р 7.0.8-2013[3] определяет гриф ограничения доступа как реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

2. Какие грифы ограничения доступа используют организации?

Используемые организациями виды грифов должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам (далее – НПА), а также должны быть закреплены в локальных нормативных актах (далее – ЛНА).

НПА фиксируют порядок применения:

• грифа «Коммерческая тайна» – используется на документах, содержащих информацию, в отношении которой ее обладателем введен режим коммерческой тайны (Федеральный закон № 98-ФЗ[4]);
• пометки «Для служебного пользования» – используется на документах (проектах документов), содержащих информацию ограниченного распространения (Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения[5]).

Для документов, содержащих иные конфиденциальные сведения, форма грифа определяется обладателем информации – то есть лицом, которое самостоятельно создало эту информацию или получило (на основании закона, договора) право разрешать или ограничивать доступ к этой информации.

К ЛНА, фиксирующим разные аспекты работы с документами ограниченного доступа, относятся, например:

• положение о коммерческой тайне;
• положение о работе с персональными данными;
• перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию;
• инструкция по делопроизводству;
• инструкция по конфиденциальному делопроизводству и т.п.

В соответствии с п. 1.5 Примерной инструкции по делопроизводству[6] особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации. При этом совсем не касаться тематики документов ограниченного доступа в инструкции по делопроизводству не получится: как минимум в ней должны быть оговорены ограничения в отношении этих документов и предусмотрены ссылки на самостоятельные нормативные акты, посвященные созданию, обработке и хранению конфиденциальных документов.