Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем операционные и административные расходы. Часть 1

Мы начинаем цикл статей, посвященный оптимизации документооборота. Определим критерии эффективности работы с документами и целевые показатели по ним. Также рассмотрим возможности систем электронного документооборота (далее – СЭД), которые позволяют достичь этих показателей.

В первом материале речь пойдет о методах оптимизации затрат при работе с документами.

На смену национальной программе «Цифровая экономика», которая завершилась в 2024 году, пришел национальный проект «Экономика данных и цифровая трансформация государства». Он предусматривает создание к 2030 году во всех ключевых отраслях экономики и социальной сферы цифровых платформ, которые позволят оптимально выстроить взаимоотношения между гражданами, бизнесом и государством. Построение этих платформ будет осуществляться в том числе с использованием алгоритмов искусственного интеллекта.

Нацпроект состоит из восьми федеральных проектов и один из них – «Цифровое государственное управление» – включает развитие электронного документооборота и единой платформы для государственной цифровизации.

На уровне организаций также необходимо задуматься о максимально эффективном управлении документами посредством внедрения или оптимизации существующей СЭД. Это особенно актуально, если прослеживаются ощутимые проблемы при работе с документами, такие как:

• ошибки в документах;
• затрудненный поиск документов;
• трудоемкость передачи документов между сотрудниками и подразделениями;
• отсутствие информации о стадиях обработки документов;
• долгое согласование и подписание документов;
• высокие расходы организации на бумагу и оргтехнику;
• дорогостоящая отправка документов;
• неисполненные или не вовремя исполненные поручения;
• безвозвратная потеря документов;
• нарушение конфиденциальности документов;
• высокая трудоемкость документооборота и архивного хранения документов и др.

Так какие же существуют критерии эффективности, чтобы ставить корректные цели и иметь возможность оценивать промежуточные и конечные результаты от внедрения СЭД? Давайте разбираться.

Прежде всего критерии эффективности можно разделить на количественные и качественные. Результаты первых исчисляются в единицах времени, финансовых средствах, трудозатратах. Вторые же нельзя измерить, они повышают эффективность управленческих процессов в целом и лояльность персонала, улучшают деловую репутацию организации, служат усилению безопасности.

Укрупненно количественные критерии – это:

• сокращение времени процессов;
• сокращение трудозатрат;
• сокращение финансовых затрат.

К качественным критериям можно отнести:

• повышение конкурентоспособности организации;
• повышение информационной безопасности;
• удобство работы пользователей.

Начнем с рассмотрения наиболее значимых количественных критериев и определим для них возможные целевые показатели, которых организация может достичь, используя СЭД. Сокращение операционных и административных расходов – один из таких критериев. Благодаря внедрению СЭД их можно сократить на 20–60 % за счет следующих изменений.

Во-первых, при внедрении СЭД становится возможным создание и работа с электронными документами, а значит, появляется перспектива перевода значительного количества видов документов в электронный вид. Вследствие этого уменьшаются затраты на бумагу, расходные материалы для печати, оргтехнику. Уменьшая количество бумажных документов, высвобождается рабочее пространство в подразделениях, которое ранее занимали эти документы, что является несомненным плюсом.

Во-вторых, будет наблюдаться сокращение потребления электроэнергии в связи с уменьшением количества работающих многофункциональных устройств. Это может снизить материальные затраты на 40–70 %.

Уменьшение расходов на отправку документов

К операционным и административным расходам относятся расходы на отправку документов. В случае издания электронных документов взамен бумажных и их последующей отправки по телекоммуникационным каналам можно достичь экономии до 80 %.

Если по-прежнему использовать отправку корреспонденции «Почтой России», то следует учитывать довольно высокие действующие тарифы. Так, стоимость простого отправления, содержащего 1–2 листа, – 37,20 руб., заказного того же объема – 86,40 руб. А стоимость отправки двух экземпляров проекта многостраничного договора в адрес контрагента ценным письмом будет составлять порядка 400 руб. В итоге суммарные затраты на отправку корреспонденции обычной почтой для любой организации являются довольно высокими, поэтому нужно искать пути их снижения.

Отправка же электронных документов будет значительно дешевле, а в некоторых случаях – бесплатной.

Рассмотрим, по каким каналам можно отправлять электронные документы.