Этапы внедрения системы «1С:Документооборот»

Из статьи вы узнаете, как подготовиться к подключению системы «1С:Документооборот» в любой компании, из каких этапов состоит этот процесс, какие проблемы могут возникнуть при внедрении нового продукта.

Ключевые этапы внедрения и их особенности

Благодаря своей универсальности программу «1С:Документооборот» легко настроить и адаптировать под специфику конкретной компании. После ее внедрения вы сможете:

• систематизировать рабочие процессы;
• формировать систему ведения документированного учета;
• унифицировать и консолидировать бизнес-процессы;
• организовать эффективное взаимодействие между подразделениями;
• ускорить процессы рассмотрения и согласования документов; 
• повысить уровень безопасности информации;
• организовать качественную систему хранения информации;
• сформировать электронный архив документов; 
• оперативно искать и получать информацию;
• следить за исполнением документов и поручений;
• контролировать исполнение сделок и основных ключевых событий договоров;
• управлять расходами, финансовой составляющей в разрезе каждого договора;
• контролировать и анализировать исполнительскую дисциплину;
• формировать отчеты.

Если тщательно подготовиться (подробно об этом далее), внедрить систему «1С:Документооборот» можно в течение одной-двух недель. Несколько дней потребуется небольшим компаниям с простыми требованиями. Примерно месяц, включая настройку и обучение сотрудников, – крупным организациям с более сложными задачами.

Что же нужно учесть тем, кто решил наконец установить современную систему электронного документооборота (далее – СЭД) в своей организации?

Дорожная карта внедрения системы «1С:Документооборот» 

Дорожная карта внедрения системы «1С:Документооборот» включает в себя четыре больших этапа.

1. Формализация требований. Этап заключается в тщательном анализе текущих бизнес-процессов и сборе требований от ключевых пользователей. Его результатом должна стать разработка технического задания, лежащего в основе всех дальнейших действий.
2. Создание прототипа системы. Этап предполагает формирование первоначального прототипа на базе составленных требований с последующим его тестированием и доработкой. На этой фазе вы должны наглядно увидеть будущую систему в действии и внести необходимые коррективы до начала ее полноценного внедрения.
3. Подготовка к опытной эксплуатации. Этап включает в себя обучение персонала работе с системой и ее настройку в соответствии с конкретными условиями деятельности предприятия. На этой фазе вы должны разработать и утвердить инструкции для пользователей, провести тренинги и семинары, чтобы максимально облегчить адаптацию сотрудников к новой программе.
4. Опытная эксплуатация системы. Этап подразумевает выявление и устранение возможных ошибок и недочетов в работе системы в реальных условиях. На этой фазе вы собираете обратную связь от пользователей, на основании которой система дорабатывается для обеспечения ее безупречной работы в дальнейшем.