Как работать со штампами?

Из нашей шпаргалки узнаете:

• Что такое штамп, как с ним работать?
• Зачем нужны штампы в принципе и без каких организация не сможет нормально функционировать?
• Как оформить решение руководителя об изготовлении штампа?
• Как учитывать и выдавать штампы?
• Когда и как их уничтожать?

1. Что такое штамп и зачем он нужен?

В действующих нормативных актах по делопроизводству нет определения термина «штамп», а также строгой регламентации порядка использования и учета штампов. Но они упоминаются в законодательстве Российской Федерации вместе с печатями и бланками, например, в ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ[1]: «5. Общество вправе иметь[2] печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Штампы в отличие от печати организации не наделяют документ юридической силой. Они необходимы прежде всего для сокращения затрат временных и физических ресурсов работников на нанесение на документ повторяющейся информации. В качестве примера можно привести штампы со справочными данными об организации (наименование, адрес, телефон и др.), используемые делопроизводителями и секретарями при оформлении конвертов, а также персонифицированные штампы работников с указанием должности и Ф.И.О., удобные для быстрого визирования документов.

Кроме того, штампы полезны для визуального выделения какой-либо информации, оформления реквизитов, например, отметки о заверении копии, отметки о поступлении документа.                                                            

2. Какие штампы необходимы?

В соответствии с п. 10.8 Примерной инструкции по делопроизводству[3] штампы изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления работниками организации возложенных на них функций. Решение об изготовлении штампов и о необходимом их количестве принимает руководитель организации.