Организация делопроизводства на микропредприятии

Закона, требующего обязательного ведения общего делопроизводства на микропредприятиях, не существует, но минимально необходимые операции с документами проводить все равно придется. И чаще всего эта обязанность возлагается на секретаря или помощника руководителя. В статье мы обозначим основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства на микропредприятии.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

■ Кадровые документы. Кадровая документация большинства микропредприятий (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) представлена прежде всего трудовыми договорами с работниками. Заметим, что индивидуальный предприниматель ведет кадровое делопроизводство только в том случае, если он нанимает работников и выплачивает им заработную плату. В отношении себя он трудовой договор не оформляет, поскольку в данном случае работник и работодатель представлены в одном лице.

Помимо трудовых договоров к кадровым документам, которые могут быть у микропредприятия, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• табель учета рабочего времени;

• положение о защите персональных данных работников;

• приказы по личному составу;

• личные карточки работников;

• график отпусков;

• трудовые книжки работников;

• должностные инструкции;

• инструкции по охране труда;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета выдачи бланков трудовых книжек;

• журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

• журнал регистрации приказов по личному составу;

• журнал регистрации справок, выданных работникам.

Структура правил внутреннего трудового распорядка:

■  Типовая форма трудового договора. Нововведением, касающимся кадрового делопроизводства на микропредприятиях, стало утверждение типовой формы трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям[1].

Указанную типовую форму трудового договора применяют те работодатели-микропредприятия, которые решили воспользоваться своим правом не принимать локальные нормативные акты. Как отмечалось выше, все условия, которые должны содержаться в таких актах, необходимо будет отразить в трудовых договорах, составленных на основе принятой типовой формы.

Помимо основных положений типовая форма позволяет включать в договор дополнительные условия (к примеру, расположение рабочего места, структурное подразделение).

Форма также предусматривает возможность вносить в договор особые условия, касающиеся труда дистанционных и надомных работников. Например, заполнив соответствующие пункты типовой формы, работодатель сможет закрепить условие о том, что работа должна выполняться путем обмена электронными документами, с использованием Интернета и т.д.

Если при внедрении типовой формы трудового договора микропредприятия могут отказаться принимать локальные нормативные акты, то обязанность по заполнению трудовых книжек работодателями-микропредприятиями никто не отменял!

Типовую форму трудового договора[2] могут использовать все организации и индивидуальные предприниматели, относящиеся к микропредприятиям. На этот документ возложены большие надежды, так как планируется, что он позволит снизить объем документооборота и повысить степень защиты трудовых прав работников.

■ На что опираться при разработке кадровых документов. Несмотря на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, эти формы остаются очень удобными для использования микропредприятиями. Так, при составлении штатного расписания (унифицированная форма № Т-3), графика отпусков (унифицированная форма № Т-7), табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13), приказов по личному составу и пр. можно использовать соответствующие формы[3].

При разработке всех иных перечисленных кадровых документов необходимо прежде всего руководствоваться нормами действующего российского трудового законодательства, а также положениями нормативно-методических документов (например, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих[4] и пр.).