Организации нанесен информационный ущерб. Что делать секретарю и кадровику

Показатели, планы, ноу-хау – ценнейшая внутренняя информация, которая обеспечивает развитие любой организации. Однако не все работники могут быть заинтересованы в ее неразглашении. Для некоторых из них закрытая информация становится источником получения личной выгоды. Работники могут донести информацию до широкой общественности либо передать ее конкурентам и этим нанести организации информационный ущерб. Разберемся, как правильно привлечь работника к ответственности за разглашение коммерческой тайны и персональных данных и какие документы оформить, чтобы избежать рисков.

СИТУАЦИЯ 1: РАБОТНИК СООБЩИЛ КОНКУРЕНТАМ О МАРКЕТИНГОВЫХ ПЛАНАХ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИМЕР

Менеджер по маркетингу Поляков И.Н. отправил отчет о проведенных маркетинговых мероприятиях за октябрь 2017 года с личного электронного адреса на электронный адрес менеджера по рекламе фирмы-контрагента. В отчете в том числе содержались сведения, относящиеся к коммерческой тайне работодателя, – о наиболее выигрышном варианте упаковки продукции по результатам маркетинговых исследований.

Маркетинговые планы часто относятся к коммерческой тайне, тем более если организация преуспевает. Если работник раскрывает такие планы конкурентам, он, несомненно, наносит организации ущерб.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014, далее – Закон о коммерческой тайне) разъясняет, что разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, – это действие или бездействие, в результате которых информация в любой возможной форме (устной, письменной, иной, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору (п. 9 ст. 3).

Работника, который нанес организации информационный ущерб в период действия трудового договора, можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Рассмотрим подробнее действия, которые необходимо предпринять в этом случае, и какие документы оформить.

Шаг 1: фиксируем факт разглашения коммерческой тайны

О том, что работник разгласил сведения, составляющие коммерческую тайну, становится известно из служебной записки, которую пишут, как правило, сотрудники службы безопасности. В служебной записке отражаются (Пример 1):

• Ф.И.О. работника, обнаружившего факт разглашения;

• сведения, которые были разглашены;

• обстоятельства, при которых произошло разглашение и обнаружение этого факта;

• дату и время разглашения и обнаружения.

Шаг 2: создаем комиссию для проведения служебного расследования

Тот факт, что работник действительно виновен в разглашении охраняемой законом тайны, нужно зафиксировать в решении специальной комиссии, которая проводит внутреннее (служебное) расследование (проверку).

Комиссию желательно образовать не позднее следующего дня после выявления факта разглашения. В состав комиссии, как правило, входят компетентные и не заинтересованные в исходе разбирательства работники (не менее трех), которые имеют допуск к разглашенным сведениям.

В приказе о создании комиссии указываются Ф.И.О. и должности работников, входящих в ее состав, цель, дата создания комиссии и срок ее действия (в некоторых случаях он может быть не ограничен), а также полномочия комиссии (Пример 2).

С приказом необходимо ознакомить под роспись всех включенных в нее работников. Работника, в отношении которого ведется расследование, ознакомлять с приказом необязательно, поскольку подобного требования законодательство не содержит.

Шаг 3: проводим проверку

Часть первая ст. 193 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) обязывает работодателя затребовать от работника письменное объяснение (Пример 3). Представленные работником объяснения учитываются при подведении итогов работы комиссии.

Таким образом работнику предоставляется возможность объяснить причины проступка. Если работник готов представить объяснительную записку, письменное требование можно не оформлять. Если же ситуация конфликтная, требование о представлении объяснений необходимо оформить письменно и вручить работнику под роспись. В случае его отказа от проставления подписи необходимо составить соответствующий акт (Пример 4).

Если по истечении двух рабочих дней со дня направления уведомления работник не представил объяснений, нужно оформить соответствующий акт (часть первая ст. 193 ТК РФ).

Акт об отсутствии объяснений (Пример 5) и требование о представлении письменных объяснений (см. Пример 3) подтверждают, что объяснение у работника запрашивалось, но получено не было. Поскольку непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (часть вторая ст. 193 ТК РФ), взыскивать ущерб можно и без объяснительной записки.

Если работник представил объяснительную записку, дальнейшие действия работодателя зависят от того, какие причины и обстоятельства совершенных действий в ней указаны. Необходимо отметить, что работник может представить объяснения позже установленного срока (и не лицу, указанному в запросе, а генеральному директору либо непосредственному руководителю) (Пример 6).

Составляем акт о результатах работы комиссии. Результаты работы комиссии отражаются в соответствующем акте, который составляется в произвольной форме (Пример 7).

В акте нужно указать:

• Ф.И.О. и должности всех членов комиссии;

• дату, место и точное время составления акта;

• основание и сроки проведения расследования;

• сведения о проделанной работе;

• время, место и обстоятельства нарушения;

• причины и условия совершения нарушения;

• виновных лиц и степень их вины;

• размер причиненного ущерба и предложения по его возмещению;

• предлагаемые меры наказания (учитывая личные и деловые качества виновных лиц и предыдущее отношение к труду) и т.д.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Работник, виновный в разглашении информации, ознакамливается с ним под роспись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт (Пример 8).

Акт комиссии с прилагаемыми документами, на основании которых комиссия сделала выводы, передается руководителю организации, который принимает решение о наложении на работника дисциплинарного взыскания.

Шаг 4: принятие решения о наложении дисциплинарного взыскания

Процедура принятия решения о привлечении либо непривлечении работника к ответственности и наложении на него того или иного взыскания законодательством не предусмотрена. Руководитель рассматривает результаты работы комиссии, знакомится с представленными документами. Он может пригласить работника, который обвиняется в правонарушении, а также иных работников для беседы. Руководитель принимает решение о наложении взыскания на работника исходя из собственного субъективного восприятия доказанности виновности/невиновности работника, степени его вины, личности работника.

ТК РФ лишь ограничивает срок принятия такого решения. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка (часть четвертая ст. 193 ТК РФ).

НАКАЗЫВАТЬ НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО!

Необходимо отметить, что работодатель имеет право привлечь работника к дисциплинарной ответственности, но не обязан этого делать.

В результате служебного расследования должностные лица устанавливают не только факт совершения правонарушения в виде разглашения коммерческой тайны, но и выясняют обстоятельства и причины такого поведения работника в силу части пятой ст. 192 ТК РФ. Ведь в случае судебного разбирательства работодателю необходимо будет представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду (п. 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, далее – Постановление Верховного суда РФ № 2).

Такое требование предъявляется к работодателю, так как согласно Конституции РФ принципами юридической ответственности в том числе являются вина, соразмерность и гуманизм. Если работник считает, что не совершал правонарушения или совершил его не по своей воле (то есть отсутствует вина работника), либо считает, что имеются смягчающие его вину обстоятельства, он вправе сообщить их в объяснительной записке.

Шаг 5: наложение дисциплинарного взыскания

За совершение дисциплинарного проступка работодатель может применить следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).

С работником, которые разгласил сведения, составляющие коммерческую тайну, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор (подп. «в» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае будет законным, если работодатель придерживался процедуры наложения на работника дисциплинарного взыскания, изложенной в ст. 193 ТК РФ.

Далее рассмотрим, как правильно оформить выговор или увольнение работника, допустившего разглашение коммерческой тайны, чтобы избежать восстановления работника на работе.

Выговор. Если работодатель все же надеется на дальнейшее сотрудничество с работником, совершившим проступок, он может его не увольнять, а объявить выговор.

Для этого необходимо составить приказ и под роспись ознакомить с ним работника (Пример 9). В случае его отказа или уклонения от ознакомления – оформить соответствующий акт (Пример 10).

Увольнение. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (часть первая ст. 84.1 ТК РФ) (Пример 11). С приказом о прекращении трудового договора работодатель должен ознакомить работника под роспись. Если приказ невозможно довести до сведения работника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе проставляется соответствующая запись. Приказ можно составить по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1[1], или по форме, разработанной и утвержденной организацией.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. В этот день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет (ст. 140 ТК РФ). Записи в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должны соответствовать формулировкам Трудового кодекса (Пример 12).

НЕТ РЕЖИМА – НЕТ И УВОЛЬНЕНИЯ

Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»[2]).

Иными словами, это специально установленный законодательством правовой режим, при правильном применении которого государство встает на защиту конфиденциальной информации организации.

Устанавливая режим коммерческой тайны, организация тем самым защищает свою конфиденциальную информацию от недобросовестных работников.

Режим коммерческой тайны включает целый комплекс мер. Невыполнение даже одной из них повлечет за собой отсутствие режима коммерческой тайны. Следовательно, работника нельзя будет уволить на основании подп. «в» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ.

Как «включить» режим коммерческой тайны? Чтобы режим коммерческой тайны считался установленным, работодатель обязан:

• установить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В перечне не должно быть сведений, перечисленных в постановлении Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»).

ПРИМЕЧАНИЕ: если в организации нет утвержденного перечня сведений, составляющих коммерческую тайну (а значит, нет и подписей работников в ознакомлении с ними), суды встают на сторону работника;

• установить порядок обращения с информацией и контроль за соблюдением такого порядка. Для этого необходимо утвердить специальный локальный нормативный акт (акты), например положение о коммерческой тайне.

ПРИМЕЧАНИЕ: если локальный акт, регулирующий режим коммерческой тайны, в организации отсутствует, суд восстановит работника, уволенного за разглашение конфиденциальных сведений;

• составить перечень должностей, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. В списке нужно указать, работники на каких должностях и к каким именно сведениям имеют доступ;

• прописать в должностных инструкциях работников, имеющих доступ к таким сведениям, их обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

ПРИМЕЧАНИЕ: если доступ работника к конфиденциальным сведениям не предусмотрен его трудовыми обязанностями, но в данный момент необходим, он должен дать свое согласие (ч. 2 ст. 11 Закона о коммерческой тайне);

• проставить гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители с указанием обладателя такой информации (полное наименование организации и местонахождение).

ПРИМЕЧАНИЕ: если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, соответствующего грифа не будет, работника восстановят на работе (см., например, Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796);

• ознакомить работников с правилами, регулирующими режим коммерческой тайны, и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну.

ПРИМЕЧАНИЕ: отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими ЛНА влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2013 по делу № 11-28840);

• внести в текст трудовых договоров положения, обязывающие работника соблюдать режим коммерческой тайны. Что касается уже работающих сотрудников, заключить соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ);

• взять с работника обязательство о неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну (п. 43 Постановления Верховного суда РФ № 2). Работник должен подписать такое обязательство;

• вести учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну. Например, в журнале учета выдачи документов, иных материальных носителей, получения доступа работникам к электронным ресурсам.

ПРИМЕЧАНИЕ: отсутствие учета предоставления информации работникам, имеющим доступ к коммерческой тайне, является ошибкой работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 12.08.2011 по делу № 33-23113);

• создать работнику условия, позволяющие соблюдать установленный работодателем режим коммерческой тайны. То есть доступ к информации должен быть ограничен. Также должна быть предусмотрена возможность уничтожения документов. Сами документы должны храниться в сейфе или в металлическом запираемом шкафу в специально оборудованном помещении.

СИТУАЦИЯ 2: РАБОТНИК ОПУБЛИКОВАЛ В СОЦСЕТЯХ ВИДЕО БЕЗ РАЗРЕШЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИМЕР

Бухгалтер Алексеева С.В. долго спорила с начальником отдела кадров Рылеевой О.В. о способе расчета дней для компенсации работнику отпуска при увольнении на повышенных тонах, нервничая и размахивая руками. Секретарю Колесниковой А.Н. спор показался забавным, и она сняла разговор на камеру телефона. При этом на видео был виден бейдж Алексеевой С.В. с ее именем и фамилией. В этот же день видеоролик появился в общем доступе одной из социальных сетей.

Согласно ст. 23 Конституции Российской Федерации каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Персональные данные являются конфиденциальной информацией, которая защищается законодательством РФ, например ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 29.07.2017, далее – Закон о персональных данных).

Статья 3 Закона о персональных данных определяет, что персональные данные – это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Это определение не содержит конкретного перечня информации, поскольку достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

В статье 1 Закона о персональных данных указано, что принимать меры по защите персональных данных обязаны в том числе юридические лица и физические лица, которые обрабатывают персональные данные с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

Если в период действия трудового договора работник нарушил указанные выше положения законодательства, его можно привлечь к дисциплинарной и материальной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

Рассмотрим подробнее те действия, которые следует предпринять для привлечения работника к ответственности, и как правильно оформить документы, чтобы избежать рисков.

Шаг 1: фиксируем факт распространения персональных данных

Информация о распространении персональных данных руководству организации может поступить в виде служебной записки от службы безопасности или иных работников, а также самого субъекта персональных данных.

В служебной записке отражаются: Ф.И.О. работника, обнаружившего факт разглашения; сведения, которые были разглашены; обстоятельства, при которых произошло разглашение и обнаружение этого факта; дата и время разглашения и обнаружения (Пример 13).

Шаг 2: создаем комиссию о проведении проверки

Тот факт, что работник действительно виновен в разглашении охраняемой законом тайны, должна зафиксировать специально созданная комиссия.

Комиссию для проведения внутреннего (служебного) расследования необходимо создать как можно раньше, чтобы не пропустить срок, в течение которого можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности (один месяц). В комиссию нужно включить не менее трех компетентных и не заинтересованных в исходе разбирательства работников, имеющих допуск к персональным данным.

О создании комиссии нужно издать приказ, указать в нем Ф.И.О. и должности работников, входящих в ее состав, цель, дату создания комиссии и срок ее действия, а также полномочия комиссии (Пример 14).

Все включенные в состав комиссии работники должны ознакомиться с приказом под роспись, за исключением провинившегося работника – его ознакомлять необязательно.

Шаг 3: проводим проверку

Поскольку комиссия выясняет причины и обстоятельства нарушения, ей желательно получить письменное объяснение работника (Пример 15).

Требование необходимо вручить работнику под роспись. Если последний отказывается его подписать, придется составить акт (см. Пример 4). Если по истечении указанного в требовании срока работник объяснительную не представил, нужно составить акт об отсутствии объяснений (см. Пример 5). Результаты работы комиссии отражаются в акте о проведении служебного расследования в произвольной форме (Пример 16).

Шаг 4: принятие решения о наложении дисциплинарного взыскания

Руководитель рассматривает результаты работы комиссии, знакомится с представленными документами и принимает решение о наложении взыскания на работника исходя из собственного субъективного восприятия доказанности виновности/невиновности работника, степени его вины, личности работника (см. Шаг 4 в Ситуации 1).

Шаг 5: наложение дисциплинарного взыскания

Разглашение персональных данных – это однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ), за которое предусмотрена дисциплинарная ответственность вплоть до увольнения. Увольнение считается законным, если работодатель соблюдает процедуру наложения на работника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить при наложении дисциплинарных взысканий в виде выговора и увольнения.

Выговор. Для объявления выговора необходимо составить приказ и под роспись ознакомить с ним работника (Пример 17). В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт (см. Пример 10).

Увольнение. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формулировки в приказе об увольнении за разглашение персональных данных могут быть такими, как в Примере 18.

Запись в трудовой книжке при увольнении за разглашение персональных данных в этом случае будет выглядеть как в Примере 19.

СИТУАЦИЯ 3: РАБОТНИК В СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ КЛИЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ ОТ СВОЕГО ИМЕНИ

ПРИМЕР

Юрисконсульт Абрамов Д.О. в свободное от работы время выполняет личные заказы клиентов организации от своего имени, оказывая им юридические услуги.

Работа в нескольких местах законодательством не запрещена, если это не особенная категория работников. Например, государственный служащий не имеет права работать в коммерческих организациях, а генеральный директор может работать по совместительству только с разрешения учредителей.

Работник не только может работать в других организациях, в том числе конкурентных, но и заниматься предпринимательством в той же сфере, что и организация.

Многие работодатели, узнав об этом, часто стараются лишить работника такой возможности. Это незаконно. Статьей 34 Конституции РФ каждый имеет право свободно использовать свои способности в любой незапрещенной законом деятельности.

Российское трудовое законодательство (в отличие от многих зарубежных) не запрещает работать у конкурентов или заниматься такой же деятельностью в частном порядке, которой работник занимается у своего работодателя. Поэтому законных оснований для привлечения к ответственности в этом случае нет (см. письмо Минтруда России от 19.10.2017 № 14-2/В-942).

Однако если действия такого работника нарушают режим коммерческой тайны работодателя или ЛНА о защите персональных данных клиентов, то привлечь его к ответственности возможно (см. ситуации выше).