Приказ: как его создавать и согласовывать

Цикл о правильном создании, согласовании и хранении документов в 2020 году продолжаем статьей о приказах. Их по праву можно назвать важнейшими из внутренних документов организации. Именно в приказах директор излагает свои управленческие решения. Работник, не выполнивший приказ, может понести дисциплинарную ответственность.

В статье рассмотрим виды и реквизиты приказов.

ПРИКАЗ И ЕГО ВИДЫ

Приказ – это правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ всегда издает первое руководящее лицо. В коммерческих организациях это генеральный директор или должностное лицо, исполняющее обязанности в его отсутствие. Прочие (например, топ-менеджеры) для решений оперативных вопросов должны издавать распоряжение – распорядительный документ, очень похожий на приказ.

Подробно рассмотрим все классификации приказов.

Темы приказов по административно-хозяйственным вопросам (далее – АХВ) и по личному составу (далее – ЛС) можно перечислить, а по основной деятельности (далее – ОД) – нет, поэтому в эту категорию относят некорректное с точки зрения терминологии, зато точное понятие «все остальное».

Приказы по АХВ

Ни в одном нормативном или методическом документе нет положений, которые разделяли бы приказы по ОД и АХВ. Единственный источник, в котором можно найти темы документов по АХВ – раздел 10 Перечня 2010. В его подразделах перечислены следующие темы документов по административному и хозяйственному обслуживанию организаций:

• соблюдение правил внутреннего распорядка;
• эксплуатация служебных зданий;
• транспортное обслуживание;
• внутренняя связь;
• обеспечение безопасности организаций.

Примеры некоторых заголовков к тексту в приказах по АХВ приведены в Таблице 1. 

Вариант приказа по АХВ приведен в Примере 1. Согласно ст. 19 Перечня 2010 такие приказы следует хранить пять лет.

Приказы по ЛС

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Темы приказов по ЛС с пятилетним сроком хранения приведены в примечании 2 к ст. 19 Перечня 2010. Это приказы на темы:

• дисциплинарных взысканий;
• ежегодных оплачиваемых отпусков;
• отпусков в связи с обучением;
• дежурств;
• краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

Пять лет следует хранить все приказы на темы из этого списка. Это означает, что, например, пять лет следует хранить все возможные приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках: и о предоставлении, и о переносе, и об отзыве работника из ежегодного оплачиваемого отпуска. То же относится и к другим приказам на темы из списка.

Все остальные приказы по ЛС следует хранить 50 лет (если они созданы после 01.01.2003) или 75 лет (если они созданы до 01.01.2003).

НЕ ПУТАЙТЕ ПРИКАЗЫ!
Часто за приказ по АХВ принимают приказ по ОД, иногда – приказ по ЛС. Например, приказ с заголовком к тексту «О выходе на работу в выходные дни» относится к категории приказов по ЛС, так как текст документа изменяет условия трудовых отношений работника и работодателя. Такой при- каз следует хранить 50 или 75 лет. Приказ с похожим заголовком к тексту – «О допуске работников/техники на объекты компании в выходные дни» – относится к категории приказов по АХВ, так как касается соблюдения правил внутреннего распорядка. Его следует хранить пять лет. Помните, что приказы по ЛС регулярно проверяет инспекция по труду. Если организация хранит их в деле «Приказы по АХВ» или, что хуже, они уже уничтожены, потому что истек пятилетний срок хранения, организация может получить серьезный штраф.

Приказы по ОД

Приказы по основной деятельности следует хранить постоянно. Спектр тем приказов по ОД очень разнообразен, перечислить их невозможно. Отчасти по этой причине секретарям иногда сложно определить, какой именно приказ относится к основной деятельности организации.

Директор вправе оформить любое свое решение или задание в виде приказа. Задача секретаря – немедленно определить, будет ли это приказ по ЛС или АХВ. Если повеление шефа не попадает ни под одну из этих категорий, то это приказ по ОД. Если вы сомневаетесь, к какой категории отнести приказ, воспользуйтесь Схемой 2.