Нумерация кадровых приказов

Приказы по личному составу играют важную роль в жизни организации. Их издают, чтобы зафиксировать прием работников на работу, перевод и увольнение, условия работы и оплаты, факты предоставления отпусков, поощрения и взыскания. Поэтому кадровики должны знать правила оформления и порядок нумерации этих документов.

Для чего нужно нумеровать кадровые приказы, каковы правила нумерации и как поступить, если эти правила были нарушены, рассмотрим в статье.

Обязательно ли нумеровать кадровые приказы?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное^[1], контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.

Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):

1. Инструкция по заполнению трудовых книжек[4] предписывает в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» указывать не только дату приказа, но и его номер:

2. Указание на номер приказа фигурирует в формах сообщений, разработанных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации для работодателей[5].

3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.

4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[6] предписано обязательно регистрировать приказы.

Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).