Обязательные документы для архива организации

В конце 2020 года существенно увеличили штрафы за неправильное ведение архива организации – сразу в 10 раз. Из статьи вы узнаете, какие архивные документы должна иметь каждая организация, а также как их правильно вести.

Дешевле всего – соблюдать основные архивные правила

С 26.10.2020 в 10 раз возросли штрафы за нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Далее – КоАП РФ) внесли соответствующие изменения[1]. Теперь размеры штрафов следующие:

• для граждан – от 1 000 рублей до 3 000 рублей;
• для должностных лиц – от 3 000 рублей до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 5 000 рублей до 10 000 рублей.

Практика применения ст. 13.20 КоАП РФ пока не так обширна (вероятно, из-за того, что до недавнего времени штрафы были незначительными). На деле санкции, предусмотренные ст. 13.20 КоАП РФ, могут наложить в случае, если в результате поверки любыми контролирующими органами обнаружится, что документы организации в наличии, но их хранение осуществляется неправильно: дела, содержащие персональные данные, лежат в общем доступе, документы не упорядочены, приказы по личному составу смешаны с приказа по основной деятельности и т.д. Формально под эту статью также «попадают» такие нарушения, как отсутствие в организации номенклатуры дел, обязательных архивных описей, а также актов об уничтожении документов.

Важно

Вместе со штрафом организацию могут обязать устранить обнаруженные нарушения, причем в весьма сжатые сроки. Это будет стоить организации намного больше, чем символический для юридического лица штраф. То есть дешевле всего просто соблюдать основные архивные правила.

Итак, какие именно правила нужно выполнять? На основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) мы составили перечень документов, которые обязательно должны быть в архиве каждой организации, а также описали основные правила их составления и ведения. Все они обязательно должны быть компании независимо от того, действует в ней архив как структурное подразделение или нет. Если в организации есть документы, то они должны храниться правильно!

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень всех документов, которые создаются или поступают в организацию, упорядоченный по разделам и с установленными сроками хранения. Разрабатывает сводную номенклатуру дел в компании обычно отдел делопроизводства (или архив, если он есть в организации) на основании перечней дел, полученных от структурных подразделений. Номенклатура отражает актуальный состав дел компании в течение одного календарного года.