Архивная обработка документов по личному составу: девять ответов на ваши вопросы

Документы по личному составу образуются в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях и деятельности граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Комплексы документов по личному составу играют важную роль в обеспечении социальных и пенсионных прав и гарантий граждан, как нынешних, так и бывших работников той или иной организации.

В статье ответим на девять вопросов, связанных с документами по личному составу, в том числе на те, которые касаются подготовки таких документов к длительному (архивному) хранению.

Нормативный минимум по архивной обработке с документами по личному составу

Для поиска ответов на вопросы, связанные с практическими трудностями, которые мы разбираем в статье, необходимо знать о минимуме – шести действующих нормативно-методических документах. Это:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ[1].
2. Правила 2015[2].
3. Перечень 2019[3].
4. Примерная инструкция по делопроизводству[4].
5. Методические рекомендации по применению Правил 2015[5].
6. Методические рекомендации по работе с документами по личному составу[6].

Опираясь на перечисленные выше нормативные акты, выделим некоторые ключевые положения относительно термина «Документы по личному составу». И начнем с определений, закрепленных в Федеральном законе № 125-ФЗ.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

При этом не забываем, что архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Определение термина «Документы по личному составу», данное в Федеральном законе № 125-ФЗ, лаконичное по форме и объемное по смыслу, но в то же время неоднозначное по некоторым особенностям. Оно касается только правоотношений между работником и работодателем (и это, безусловно, важно!). А как рассматривать документы, формирующиеся в процессе обучения студентов в вузах и средних специальных учебных заведениях (например, приказы о зачислении (отчислении) или личные дела учащихся)? Какие именно документы считать документами, отражающими трудовые отношения работника с работодателем? Понятия «Кадровые документы» и «Документы по личному составу» – синонимы или нет?

В соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу комплекс документов по личному составу можно разделить на четыре группы. Обобщим укрупненную классификацию, указанную в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу, в Таблице 1 с практическими уточнениями.

В современной нормативно-методической базе термин «Кадровые документы» не закреплен, но в профессиональном лексиконе практиков, то есть сотрудников кадровых служб (или аналогичных им отделов и подразделений), такое словосочетание, как кадровые документы, довольно часто используется. В большинстве случаев под этим термином подразумевают документы, образующиеся в отделе кадров (или аналогичном ему подразделении).

Из информации, обобщенной в Таблице 1, архивариус, делопроизводитель, документовед или работник канцелярии должны сделать вывод и запомнить, что понятие «Документы по личному составу» шире, чем просто документы, формирующиеся в отделе кадров, а значит, понятия «Кадровые документы» и «Документы по личному составу» – не синонимы. 

При этом обращаем ваше внимание, что в Перечне 2019 документы по личному составу помещены в несколько разделов:

7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

7.2. Нормирование и оплата труда

7.3. Охрана труда

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

8.2. Противодействие коррупции

8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации

8.4. Награждение.

Про разновидности документов по личному составу и сроки хранения

1. Документы по личному составу – это документы только со сроками хранения 50/75 лет? Как не запутаться?

С точки зрения сроков хранения документы по личному составу можно разделить на несколько групп, и статьи Перечня 2019 это подтверждают (Таблица 2).

Документы из первой группы должны храниться в течение сроков (временных, менее 10 лет), установленных Перечнем 2019. Затем они вносятся в акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и уничтожаются.