Как оформить протокол совещания (заседания)?

Узнайте, когда составляют протокол и нужно ли согласовывать его проект, в каких нормативных документах зафиксированы требования к протоколу, кто и как его оформляет, регистрирует и хранит, а также воспользуйтесь двумя формами протокола – полной и краткой.

1. В каких случаях составляют протокол?

Протокол составляется для фиксации результатов деятельности группы лиц по совместной выработке решений на совещаниях и заседаниях.

Не все встречи и обсуждения в профессиональной сфере требуют протоколирования. Протокол нужен, когда:

• важно, чтобы решения были закреплены документально: протокол подписывают все стороны, принимающие участие в совещании, и на такой документ в дальнейшем можно ссылаться;
• решения требуют исполнения: в протоколе могут быть установлены конкретные поручения, сроки исполнения и ответственные лица;
• протоколирование предусмотрено нормативными актами (например, для заседаний коллегиальных органов).

Оформлять ли протокол – зависит от формата мероприятия, решения председательствующего на совещании лица, требований нормативных документов.

2. Кто оформляет протокол?

Протокол оформляет работник, которому выдано соответствующее поручение.

Протоколы внутриорганизационных совещаний по вопросам управленческой деятельности, проводимых руководителями, чаще всего ведут закрепленные за ними секретари. То же касается совещаний с работниками сторонних организаций по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Однако если тема узкая и требуется наличие специальных знаний предмета обсуждения, секретарем может быть выбрано другое должностное лицо – как правило, это младшие специалисты профильных отделов и служб.

Протоколирование заседаний коллегиальных органов осуществляют их секретари – работники структурных подразделений, за которыми соответствующая обязанность закреплена нормативными или распорядительными документами: например, архивист становится секретарем экспертной комиссии, инженер технической службы – секретарем технического совета и т.п.

Работник, составляющий протокол, обеспечивает не только запись хода совещания и оформление протокола, но и, как правило, дальнейшую работу с ним – регистрацию, рассылку, контроль исполнения, хранение.

3. Где зафиксированы требования к протоколу?

Рекомендуем ориентироваться на:

• Примерную инструкцию по делопроизводству[1] и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[2] – в части требований к порядку оформления протоколов и их жизненному циклу;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] – в части правил оформления реквизитов.

Установленные в указанных документах правила оформления и обращения с протоколами считаются образцовыми и общепринятыми, а потому их особенно важно соблюдать в межорганизационных отношениях. В части работы с внутренними протоколами допускается уточнение тех или иных правил (например, структуры текста) в локальных нормативных актах, но общие принципы оформления все равно соблюдаются.