ВИП-сервисы для командировки руководителя: необходимые и просто полезные

Одна из обязанностей секретаря руководителя – организовывать деловые поездки. Командировки могут занимать бoльшую часть рабочего времени босса. Поэтому задача секретаря – обеспечить максимальный комфорт на всех точках пребывания: трансфер, аэропорт, самолет, отель. Рассмотрим и обсудим, какие ВИП-сервисы сейчас доступны.

Трансфер

Услугу трансфера предоставляют все известные транспортные компании. Например, такие как «Яндекс», «Убер» и др. Трансфер – это перевозка пассажира от дома/отеля до аэропорта/вокзала и от аэропорта/вокзала до дома/отеля. Как правило, цена зависит от загруженности дорог, класса машины и времени ее подачи. Существуют и фиксированные тарифы (в среднем 2500 рублей).

Люксовый трансфер

Помимо транспортных компаний существуют люксовые сервисы. Например, такой как Wheely. Подобные сервисы отличаются от типичной службы такси. Одно из преимуществ – строгая аккредитация водителей: они отлично знают город, этикет, помогают с багажом, а также соблюдают строгий дресс-код (черный костюм и галстук).

Парк машин составляют исключительно автомобили премиум-класса. Все они проходят регулярные проверки. Стоимость поездки на авто Wheely (трансфер) – от 4500 рублей в зависимости от класса машины.

Трансфер от авиакомпаний

Мало кто знает, что некоторые авиакомпании, в частности Emirates (создана в 1985 году и базируется в Дубае), предоставляют бесплатную услугу трансфера на машинах представительского класса. Эта опция доступна пассажирам при путешествии в бизнес-классе.

Оформляя билет такого формата, внимательно изучите страницу авиакомпании: нет ли у нее подобного сервиса? Если есть, ищите на сайте форму для заполнения. Вам нужно ввести данные о рейсе, пассажире, указать контактную информацию. После этого вы получите на свою почту сообщение с подтверждением трансфера.

Аэропорт

Согласитесь, никто из нас не любит ждать и проходить административные формальности в аэропорту. Утомляет, не правда ли? Но надо признать: в таких обстоятельствах секретарь или ассистент мало что может сделать, с этим приходится мириться. И хорошо, если аэропорт знаком руководителю и пассажиропоток в нем низкий, а если нет?

Безусловно, босс летает бизнес-классом. Но! Как правило, привилегии, которые дает такой формат, не столь обширны. Все, что доступно пассажиру, – ожидать вылета рейса в бизнес-зале и получить комфортное
место на борту. Очередь для прохождения зон безопасности в таком случае может быть не просто большая, а огромная. Движения практически нет, и риск не улететь растет. А еще руководитель может просто опаздывать на рейс.

Учитывая обстановку в мире и, как следствие, высочайшую нагрузку на основные связующие аэропорты, услуги фаст-трек и ВИП-залов (не путать с  бизнес-залом [1]) получили популярность. Разница между ними существенная, как и цена. Рассмотрим подробнее.

Фаст-трек 

Фаст-трек – услуга, когда пассажира сопровождает агент, который позволяет проходить все процедуры в ускоренном порядке. Такой человек, как правило, является сотрудником аэропорта; прекрасно ориентируется в обширном комплексе сооружений воздушного транспорта; проводит руководителя без очереди через все зоны контроля до места в бизнес-зале или до автотранспорта; показывает/подсказывает, куда идти. Но! Он не помогает заполнять таможенные декларации, провозить что-либо, не просит других сотрудников аэропорта задержать самолет или оказать другие услуги.

Фаст-трек может быть на вылет, на прилет (встреча) и транзит. Разберем, какие услуги включает каждый из видов такого сервиса.

Фаст-трек на вылет

• Предварительное согласование с водителем или пассажиром места и времени встречи в аэропорту.
• Встреча гостей по прибытии в аэропорт, помощь с багажом.
• Помощь в регистрации на рейс, оформление багажа, ускоренное прохождение паспортного и таможенного контроля.
• Индивидуальный трансфер до воздушного судна от терминала в случае удаленной парковки.

Фаст-трек на прилет (встреча)

• Встреча с именной табличкой в конце аэромоста или у входа в терминал, если воздушное судно размещается на удаленной парковке.
• Ускоренное прохождение паспортно-миграционного контроля.
• Сопровождение к ленте выдачи багажа, услуги носильщика в случае предварительного бронирования.
• Сопровождение в зал прилета или непосредственно до ожидающего автотранспорта.

Фаст-трек на транзит (пересадка[2])

• Встреча с именной табличкой в конце аэромоста или у входа в терминал, если самолет располагается на удаленном месте парковки, багги-сервис[3].
• Ускоренное прохождение паспортно-миграционного контроля.
• Сопровождение к ленте выдаче багажа, перерегистрация его при необходимости.
• Сопровождение в бизнес-зал (если включен в билет) и/или до выхода на посадку.

В среднем цены за фаст-трек колеблются в размере от 3000 до 30 000 рублей за человека. При заказе услуги изучите информацию, касающуюся детей: от 2 до 12 лет – обслуживаются со скидкой (50 %) или по полной стоимости.

ВИП-зал 

Услуга ВИП-зала (VIP Lounge) отличается от фаст-трека прежде всего тем, что руководитель находится непосредственно в зале ожидания высокого класса (часто это даже отдельное здание). Все формальности решает назначенный для шефа агент, босс пьет кофе и отдыхает, пока его не пригласят на посадку.

Стоимость услуг ВИП-зала – от 20 000 рублей и выше на одного. Часто европейские аэропорты бронируют одну опцию на 1–3 человек или же дают скидки на проход дополнительных пассажиров.

Услуги, которые при фаст-треке оплачиваются дополнительно

• Ожидание и отдых в бизнес-зале или ВИП-лаундже (для пассажиров бизнес-класса лаундж авиакомпании включен в билет, не стоит оплачивать эту услугу дважды) – 40–80 евро за человека.
• Услуги носильщика – около 40 евро (до трех сумок).

Услуги, за которые с клиента могут попросить дополнительные деньги

• Срочная заявка (менее чем за два дня до начала сервиса по местному времени) + 30 % от стоимости заявки.
• Отмена заказа менее чем за 48 часов до обслуживания или в случае неявки пассажира – штраф 100 %, т.е. деньги не возвращаются.

Вылет руководителя. Пассажир должен прибыть в ВИП-зал не менее чем за два часа до рейса. За 15 минут до приезда надо созвониться с представителем аэропорта и сообщить о прибытии шефа.

Сотрудник персонально встретит пассажира, возьмет багаж и проводит в VIP Lounge. Чтобы в него попасть, шеф должен будет обратиться на стойку ресепшен, которая находится на территории зала, назвать номер рейса и свою фамилию. Затем пассажира зарегистрируют на рейс, оформят багаж – опять же при помощи представителя, а после персонально пригласят и проведут к месту, где ему останется пройти обязательные предполетные формальности (таможенного, паспортного контроля и досмотровых процедур).