10 советов для тех, кто хочет содержать свой архив в порядке

Мы собрали 10 советов, которые касаются всех областей архивного дела – от ведения номенклатуры дел до уничтожения документов. Следование им поможет вашему архиву стать лучше, а вам – выстроить качественные отношения с коллегами и руководством.

1. Задействуйте коллег

В соответствии с Правилами 2023[1] работники структурных подразделений должны принимать активное участие в формировании дел, подготовке их к передаче в архив, составлении предложений по уничтожению. Архивист только аккумулирует у себя представляемую коллегами информацию и обрабатывает ее.

На практике же зачастую происходит наоборот: инициативы и львиная доля действий исходят от архивиста. И руководство организации может быть согласно с такой формой ведения архивного дела. В компании есть профильные подразделения, которые приносят в бизнес деньги, и есть обеспечивающие – те, без которых собственник и рад бы обойтись, но это невозможно. Архив (канцелярия, отдел делопроизводства) относятся к последним. Фраза «у нас есть архивист, вот он пусть и занимается архивом» очень популярна в организациях.

Но в одиночку обеспечивать хранение документов невозможно. Архивист взаимодействует:

• с высшим руководством. Первое лицо как никто заинтересовано в том, чтобы процессы документационного обеспечения управления в его компании велись правильно, потому что основные цели делопроизводства – обеспечение доказательности деятельности;
• с руководителями структурных подразделений компании. Именно начальник несет ответственность в том числе за документирование своих процессов;с рядовыми сотрудниками. Без работников структурных подразделений – владельцев документов, тех, кто передает свои дела в архив, процессы по хранению документов невозможны. Да, шить документы нитью на четыре прокола «профильники», скорее всего, не будут. При этом они могут и должны:

– определять ценность своих документов (см. Совет 10);

– находить в типовых перечнях документов свои дела, учитывать примечания, определять сроки хранения;

– знать весь комплекс нормативных документов, обеспечивающих их деятельность, указывать архивисту на сроки и/или условия хранения своих узкоспециальных документов, прописанные в отраслевых нормативных правовых актах (далее – НПА);

– сообщать архивисту о полученном от государства предписании вести новый обязательный документ;

– осуществлять процесс оперативного хранения (см. Совет 2).

Взаимодействие с коллегами нужно документировать. Все вопросы, которые задает архивист, должны направляться начальникам отделов в том виде, в котором в компании принято: от бумажной служебной записки до системы электронного документооборота. При этом на ответ дается стандартный срок, принятый на корпоративном уровне. Если в компании положено отвечать на записки в течение трех рабочих дней, то и на запросы архивиста нужно отвечать в течение этого времени. Никакого остаточного принципа!

2. Ведите процесс оперативного хранения документов

Речь идет о периоде от завершения документа делопроизводством до выделения его к уничтожению или передаче в архив. Оперативное хранение осуществляется только в структурных подразделениях под ответственностью начальника подразделения и под контролем архивиста.

От работников структурных подразделений требуется немного:

• формировать дела в соответствии с номенклатурой дел, оперативно сообщать архивисту об изменениях в номенклатуре: закрытых, заведенных, перемещенных в другие подразделения делах;
• учитывать (считать) количество дел каждый год;
• формировать в единицы хранения (тома) дела на бумажном носителе постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Пожалуй, это минимум. Конечно, хорошо бы коллегам самостоятельно составлять еще и описи дел своих подразделений, и предложения по уничтожению. Но любая нагрузка должна даваться постепенно.

При организации процесса оперативного хранения документов архивист вооружается аргументами, прозвучавшими в Совете 1. Каким бы профессиональным ни был управляющий документацией, он не может на 100 % владеть всеми остальными профессиями. Донести это до руководства и коллег не так уж и трудно.

Читайте дополнительно:

• Переходящие дела: что это такое и как с ними работать
• Сроки хранения документов по Перечню 2019 года: приказы и распоряжения