Методы Kanban и Scrum: как они помогают в работе

Рассмотрим два полезных гибких метода управления Kanban и Scrum, которые позволяют довести до успешного завершения любую задачу. Узнаем, в каком контексте стоит использовать каждый из них, и поясним, чем они похожи, а чем отличаются.

Что такое Kanban

Kanban (канбан) – визуальный метод управления задачами, позволяющий отслеживать их на всех этапах. Прежде всего он касается бережливого производства и разработки программного обеспечения. Но сегодня многие специалисты советуют использовать его в самых разных сферах – как профессиональных, так и персональных[1]. Мы не будем останавливаться на том, как применять Kanban в личной жизни, – обсудим, как с его помощью упорядочить повседневные бизнес-задачи.

Kanban (япон. kan – визуальный знак, ban – доска) – в широком смысле метод, который четко объясняет, что, кому и когда делать, в каком количестве или за какое время. Одно из его ключевых преимуществ – возможность ранжировать задачи по степени важности и в любой момент видеть текущую картину. 

Правила Kanban 

Метод Kanban позволит добиться наилучших результатов в намеченный срок, если соблюсти следующие правила:

1. Количество исполнителей не должно превышать более 10. Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. (В нашем примере будет всего один исполнитель – секретарь.)
2. Число задач, которые одновременно могут быть в фокусе, должно быть строго ограничено. Для этого над столбцами следует указать их лимит. Ни один человек не способен качественно выполнять все и сразу, поэтому следует определить свой максимум и придерживаться его.
3. Каждую задачу (текущую и планируемую) нужно оформить визуально – заполнить соответствующую карточку канбан и указать ее статус. Исполнители смогут в любой момент внести коррективы, если заметят повышенную загруженность сотрудников.
4. Надо обсудить правила работы. Все участники процесса должны ясно понимать, как обращаться с доской, когда брать новые задачи и определять их готовность, что предпринимать при обнаружении проблем и нестыковок.
5. Необходимо следить за потоком выполнения задач – оперативно менять их статус, устранять затор карточек.
6. Надо давать обратную связь – вносить предложения на регулярных встречах, как оптимизировать процессы, если в них наблюдаются сбои.
7. Необходимо поощрять инициативу и нацеленность на результат – как у рядовых сотрудников, так и у топ-менеджеров. Ведь предложения по улучшению процессов могут происходить на любом уровне.
8. Нужно анализировать весь ход основного бизнес-процесса, чтобы улучшить его и задать новый вектор развития, – вводить новые методики, которые влияют на рост эффективности и помогают быстрее завершать задачи.

Как уже было сказано, при внедрении системы Kanban нужно проводить регулярные встречи, чтобы все участники могли высказаться об успехах и неудачах, обсудить перспективы, предложения и пр. В нашем примере всего один исполнитель, поэтому необходимость в собраниях такого рода отпадает. Можно лишь порекомендовать проводить регулярный аудит доски, чтобы:

• добавлять новые задачи;
• видеть результаты, анализировать риски и проблемные задачи, оценивать их влияние на эффективность рабочего процесса;
• корректировать задачи/процессы при необходимости.