Как работать с реквизитом «Регистрационный номер документа»?

Что такое регистрационный номер документа и каким он должен быть? Кто регистрирует документы и когда документу присваивается регистрационный номер? Как оформить регистрационный номер совместного документа? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

1. Что такое «Регистрационный номер документа»?

Регистрационный номер документа – реквизит 11 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. Согласно приведенному в стандарте определению это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 регистрационный номер документа является элементом бланка документа (общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа). Но фактически, учитывая изменяемость реквизита, предполагается, что в соответствующих местах бланка будут предусмотрены отметки для его проставления.

2. Когда документу присваивается регистрационный номер?

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения). При этом в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] отмечено, что дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация и датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Таким образом, реквизит «Регистрационный номер документа» не существует без отрыва от реквизита «Дата документа».

Входящим письмам также присваиваются регистрационные номера, но они являются составной частью другого реквизита – «Отметка о поступлении документа».