Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время на документирование и трудозатраты сотрудников. Часть 2

Мы продолжаем цикл статей, посвященный возможным направлениям оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота[1] (далее – СЭД). В новом материале рассмотрим, какие еще количественные критерии можно установить в рамках проекта по оптимизации работы с документами и каких целевых показателей по ним реально достичь. Также поговорим о возможностях СЭД, позволяющих достичь этих показателей.

Напомним, что количественные критерии исчисляются в единицах времени, финансовых средствах, трудозатратах.

Одним из наиболее значимых количественных критериев является сокращение времени на документирование на 70–90 %. Разные виды документов организации создаются специалистами разной квалификации. К тому же зачастую знание правил их составления и оформления ограничено.

Безусловно, необходимо уделять внимание повышению квалификации сотрудников, в том числе и в сфере управления документами, посредством внешнего и внутреннего обучения, консультаций, разработки обучающих материалов и видеороликов по правилам документирования.

Однако более продуктивным способом повысить скорость создания и оформления документов с одновременным уменьшением количества ошибок в них является разработка альбома форм документов (далее – Альбом) и дальнейшая настройка шаблонов файлов документов в соответствии с представленными в нем формами.

Альбом форм документов

Организационные аспекты 

Альбом представляет собой образцы или шаблоны документов, в которых зафиксированы повторяющиеся данные, реквизиты и определены поля для ввода переменной информации, а также приводятся примеры построения и написания текста.

Он помогает сотрудникам организации сократить количество ошибок и обеспечить единообразие при составлении и оформлении документов.

Альбом утверждается непосредственно руководителем организации или входит в состав локальной инструкции по делопроизводству либо положения о делопроизводстве, разработанного для организации.

Шаблоны документов для Альбома 

Шаблон документа в «1С:Документооборот» содержит шаблон файла с предзаполненной постоянной информацией. Он может выглядеть как бланк документа, но лучше дополнить его не только реквизитами бланка, но и иными реквизитами, в том числе частично заполненным текстом.

Рекомендуем создать не один шаблон письма, а столько, сколько видов писем используется в организации (рис. 1).

После этого все подготовленные шаблоны используются при настройке шаблонов файлов документов в СЭД (рис. 2).