И снова про договоры: составляем, согласовываем, храним, уничтожаем

Сейчас я вам открою страшную тайну (дальше шепотом): вся работа любой организации – будь она государственная или относящаяся к сектору частного бизнеса – зиждется на договорах!

Договор о приеме на работу встречает нас на пороге кадровой службы, эстафету принимает договор о полной и безраздельной материальной ответственности, согласно которому мы отвечаем за сохранность всего – от лампочек на лестницах до горизонтально-расточного станка в механическом цехе! С договорами о закупке и продаже чего угодно в дальнейшем будет связана наша трудовая деятельность, в каком бы подразделении компании мы ни работали. Договорами регулируются все сложные и многогранные отношения организации с работниками, контрагентами и со всем внешним миром.

Сразу становится понятно, что cотрудники канцелярии или службы делопроизводства не могут не поучаствовать в этом непочатом крае трудной, неблагодарной и кропотливой работы! Мало того, зачастую мы – the last, best and only – единственные, кто может навести порядок в любом вопросе и привести к единому знаменателю все разрозненные «числители»-подразделения.

Составляем

От того, насколько полно и корректно составлен договор, зависит успешность хозяйственной деятельности организации.

Составлением договоров, как правило, ведает юридическая служба организации, она же составляет шаблоны договоров на любой случай.

Но при отсутствии в организации юридического отдела составление договоров становится общим делом всего коллектива. Ответственен за их составление главный исполнитель или куратор сделки, но контроль порядка согласования и подписания технически может быть возложен на работника службы делопроизводства, секретариата и канцелярии.

Составление текста берет на себя одна из сторон по договоренности. Допустим, эта честь выпала вашей организации.

К составлению текста договора нужно подходить со всей ответственностью, вооружившись Гражданским кодексом.

Подготовительная работа. Подготовительная работа включает: переговоры, запросы на выставление коммерческого предложения, коммерческие предложения и ответы на них, обсуждение стоимости и способа доставки и т.д.

Работа по подготовке коммерческого договора начинается с проверки контрагента на добросовестность. Это не является обязательной процедурой с точки зрения законодательства, но рыночные отношения диктуют свои условия, да и в судебной практике большое значение придается тому, с должной ли осмотрительностью организация подходила к выбору контрагента. Поэтому необходимо запросить у контрагента пакет учредительных и правоустанавливающих документов, а именно:

1) протокол учредительного собрания участников или решение единственного участника о создании общества;

2) учредительный договор;

3) устав;

4) приказ о назначении директора;

5) приказ о назначении главного бухгалтера;

6) выписка из ЕГРЮЛ на дату заключения договора (или можно на другую дату, но не более двух недель до даты заключения договора);

7) бухгалтерский баланс за последний отчетный период;

8) доверенность на право подписи договоров и бухгалтерских документов, выданная лицу, которое будет подписывать данный договор;

9) свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;

10) свидетельство регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ);

11) для договора аренды недвижимости – свидетельство о собственности на арендуемый объект недвижимости;

12) лицензия на осуществление соответствующего вида деятельности (если вид деятельности является лицензируемым).

Эти документы следует запрашивать в виде заверенных копий.

Текст договора. Убедившись в том, что ваш контрагент – организация, ведущая хозяйственную деятельность на вполне законных основаниях, и платежеспособная, приступаем к составлению текста договора.

После того как договоренность по основным пунктам достигнута, все необходимые документы получены, вы со своей стороны убедились в надежности и добросовестности контрагента, приступим к заполнению соответствующего шаблона.

Договор должен содержать:

• наименование документа («Договор купли-продажи», «Договор поставки», «Договор аренды», «Договор ответственного хранения» и т.д.);
• дату;
• номер;
• место составления;
• полное наименование сторон, под которыми они зарегистрированы в ЕГРЮЛ;
• должности, полные фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор;
• основания, на которых действуют данные лица (доверенность, устав);
• реквизиты сторон;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• сумму договора;
• порядок расчетов;
• срок выполнения сторонами обязательств по данному договору;
• срок действия договора, условия его пролонгации и прекращения действия.