Изменяем ЛНА правильно

В статье расскажем, как внести изменения в локальные нормативные акты организации и в приказы по основной деятельности. Приведем примеры изменяющих документов и посоветуем, как зафиксировать изменения в учетных формах.

«Локальный нормативный акт» – собирательное название для целой группы документов, которые фиксируют и регулируют процессы организации. Большинство документов этой группы относятся к системе организационно-правовой документации. Это положения, инструкции, правила, стандарты и т.д. (так называемые «основные» ЛНА).

В эту группу может войти и приказ, несмотря на то что является документом распорядительным. Приказ может быть локальным нормативным актом (приказом-ЛНА), но для этого он должен соответствовать ряду требований, а именно:

• издаваться в установленном порядке;

• содержать нормы и правила;

• быть обязательным для определенного круга лиц;

• создаваться с целью неоднократного применения.

Например, приказ о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В ранний период становления системы ДОУ в организации, когда материала для инструкции по делопроизводству еще мало, а работать с документами по правилам уже нужно, секретарь может подготовить также приказ о правилах оформления и прохождения документов.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ В ЛНА ВНОСЯТСЯ ИЗМЕНЕНИЯ?

В ЛНА, равно как и в приказы, которые обладают признаками ЛНА, изменения вносятся в различных ситуациях.

• Изменилось законодательство. Это самая веская причина, по которой могут изменяться внутренние нормативные документы организации – они не должны противоречить законодательным нормам. Поводом актуализировать свои ЛНА также может стать выпуск новых стандартов или рекомендаций.

Например, в ближайшие месяцы секретарю предстоит вносить изменения в инструкцию по делопроизводству в связи с изданием нового ГОСТ по оформлению документов[1].

Долгожданный стандарт не просто обновляет правила в оформлении реквизитов. Он также отменяет или объединяет некоторые из них, вводит несколько новых, пополняет коллекцию видов бланков организации и значительно дополняет и уточняет как своего предшественника ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», так и общие правила документирования в целом. Организациям, которые поддерживают свою культуру управления документами на должном уровне, придется ввести новшества и зафиксировать их в делопроизводственных регламентах.

• Изменились производственные или бизнес-процессы. Изредка в организациях происходят революции, подобные введению электронного документооборота или полной замене оборудования на производстве. И если такое произошло, то вполне естественно, что затронутые изменениями процессы выполняются по-другому с определенного дня. А значит, с этого же дня надо поменять и их нормативное регулирование.

В обычных, «мирных» условиях процессы, если только они не автоматизированы на 100 %, меняются постоянно, медленно и незаметно под влиянием человеческого фактора. Однажды кто-то придумает более удобную форму учетного документа, и весь отдел, а затем и все предприятие перейдет на нее. В следующий раз другой инициативный работник придумает и внедрит что-то еще, и через несколько лет процесс изменится до неузнаваемости, то есть до полного несоответствия описанному и закрепленному в ЛНА. Развитие – это закономерный процесс, но в стандарте должен быть актуальный его вариант, а не устаревший еще десятилетие назад. Этого нельзя допускать.

• Изменилась фактическая информация. Организация может поменять название, адрес, руководство или расширить сферу деятельности. Прежние ЛНА станут тогда устаревшими. Особенно нагляден пример с заменой наименования: если еще вчера организация называлась ООО «Ресурс», а сегодня превратилось в АО «Стройресурс», то ЛНА «Ресурса» предстоит поменять.

• Изменились участники процесса или их персональные данные. Работник, ответственность которого за что-либо прописана в должностной инструкции, может поменять фамилию, уволиться или перейти на другую должность. А как быть с ответственностью? Придется каждый раз отслеживать этот вопрос и зачастую менять и ЛНА.

ЧТО СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ РЕЖЕ МЕНЯТЬ «ОСНОВНЫЕ» ЛНА?

Не указывать личные данные работника, на которого возлагается ответственность за что-либо. Пусть ответственным за пожарную безопасность будет просто ведущий специалист, а не ведущий специалист Васильева. Если Васильева выйдет замуж и превратится в Николаеву либо вовсе уволится, не придется вносить изменения в локальные акты. В случае смены фамилии человек останется на своей должности, а в случае увольнения эту должность займет кто-то другой и тут же автоматически станет ответственным за пожарную безопасность. Останется только ознакомить его с ответственностью, а это совсем не так трудоемко, как замена целого ЛНА.

В приказы-ЛНА изменения вносятся редко – если нужно изменить какие-то существенные аспекты управленческого решения: исполнителя, срок исполнения или детали задания.