Инструкция по делопроизводству: общие положения, термины и определения, сокращения

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкций по делопроизводству. В первой статье[1] этого цикла мы рассказали, что из себя представляет этот документ, привели источники информации, которые служат основой для создания любой инструкции по делопроизводству, привели ее типовую структуру и объяснили, как ее составить, согласовать и утвердить. В этой статье подробно объясним, как подготовить текст первых разделов инструкции: «Общие положения» и «Термины и определения, сокращения», а также приведем соответствующие текстовые фрагменты.

Что именно фиксировать в инструкции по делопроизводству?

Какую конкретно информацию должен содержать каждый раздел инструкции, подробно рассказано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации). В качестве образца удобно использовать Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция).

Напомним, что «использовать в качестве образца» совсем не означает «скопировать и вставить весь текст в свой проект документа». К созданию текста локального нормативного акта нужно подходить со всей серьезностью. Если заимствовать его кусками из других документов, то, например, в уже утвержденном документе коммерческой организации могут встретиться такие формулировки, как «в государственном органе…» и тому подобные ляпы.

Общие положения

Этот раздел – первый в любом локальном нормативном акте (далее – ЛНА), он является обязательным. В самом первом пункте указывают наименование организации – автора инструкции, а также сокращение для него, которое будет использовано далее в тексте документа: «Общество», «Компания», «Организация» и т.д.

Основное содержание «Общих положений» приведено в Методических рекомендациях.

Таким образом, в раздел «Общие положения» рекомендуется поместить  четыре информационных блока:

• назначение инструкции;
• область применения;
• правовые основания разработки;
• порядок применения.

Локальными правилами разработки корпоративных регламентов может быть дополнительно предусмотрено помещение в разделы «Общие положения» правил утверждения, внесения изменений, ответственности за неисполнение внутренних нормативных актов.

Назначение инструкции

В этом блоке раздела «Общие положения» разработчику предстоит сформулировать главную цель инструкции. Для чего она создается? Какие проблемы решит введение в действие этого ЛНА? Для создания этого блока можно использовать следующую формулировку.

Также предлагаем изучить, как именно сформулированы цели локальной инструкции по делопроизводству в Примерной инструкции.

Внимательно изучив текст приведенных извлечений, легко составить собственную цель разработки и введения в действие инструкции по делопроизводству. Если в компании принято разбивать основную цель на более мелкие задачи, то сформулировать их намного легче, чем одну общую фразу о назначении документа. В качестве задач могут выступать:

• создание единой системы делопроизводства в организации;
• установление порядка работы с документами в организации;
• регламентирование основных правил делопроизводства и документооборота, а именно правил учета, подготовки, оформления, согласования, контроля исполнения, хранения документов;
• систематизация требований к составлению и оформлению управленческих документов;
• унификация форм основных управленческих документов;
• сокращение трудозатрат и материально-технических средств в процессе создания и обработки документов.

Назначение инструкции, ее главная цель и задачи располагаются в самом начале раздела «Общие положения».