О новом Перечне НТД: обзор разделов и краткий комментарий

С 13 февраля 2022 г. все организации Российской Федерации, в деятельности которых образуется научно-техническая документация, должны определять сроки ее хранения по новому Перечню НТД. Именно с этой даты вступил в силу Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден приказом от 28.12.2021 № 142 (далее – Перечень НТД 2021). Документ зарегистрирован в Минюсте России 02.02.2022 (регистрационный № 67095) и в тот же день опубликован на официальном интернет-портале правовой информации[1].

Узнаем, как изменилась структура документа, в чем его отличия от прежнего Перечня, что содержит каждый из 12 разделов.

Главные новости в сфере архивной работы с НТД

Старый Перечень НТД 2007 отменен 

Приказом Минкультуры России от 28.12.2021 № 2228 был признан утратившим силу приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182, которым был утвержден Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД 2007).

Нормативная база по работе с НТД обновилась

Теперь при работе с НТД мы должны использовать в том числе:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях[2] (далее – Правила НТД 2021). Документ вступил в силу еще 23.03.2021, его в работе используют не только государственные органы и муниципальные организации. В п. 4 Правил НТД 2021 есть важное уточнение, которое позволяет использовать документ и негосударственным компаниям: «По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД». Это означает, что негосударственные организации имеют право их использовать, но это не является их обязательством. То есть частная организация, в деятельности которой образуются НТД, может руководствоваться Правилами НТД 2021, а может разработать свой собственный локальный нормативный акт (инструкцию, порядок, положение и пр.) относительно работы с НТД.
2. Перечень НТД 2021.
3. Постановление Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию»[3].
4. ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации».
5. ГОСТ Р 21.101-2020 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации».
6. Описание научно-технической документации на различных носителях информации (Рекомендации, Москва, 2001 г.).
7. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»[4] (далее – Перечень 2019).
8. ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения».

Перечень НТД 2021 устанавливает сроки хранения типовой научно-технической документации для всех организаций 

Новый Перечень, как и ранее действовавший, устанавливает сроки хранения типовых архивных документов. В отличие от Перечня 2019 в Перечень НТД 2021 включена исключительно типовая научно-техническая документация.

Под научно-технической документацией (НТД) на бумажных и электронных носителях подразумевается научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая и программная документация (п. 2 Правил НТД 2021). При этом необходимо сказать, что однозначного определения такого термина, как научно-техническая документация, российские нормативные правовые акты не содержат.

Хочется обратить внимание, что это Перечень типовых документов, то есть документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) функций, связанных с научно-технической и производственной деятельностью организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

Сроки хранения, установленные Перечнем, не зависят от вида носителя информации 

Это значит, что Перечень НТД 2021 применяется для документов и на бумажных носителях, и для электронных документов.

Новый Перечень предназначен для:

• использования в работе экспертных комиссий (центральных экспертных комиссий), служб делопроизводства, архивов (технических архивов) государственных органов, органов местного самоуправления, иных организаций, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация. Перечень предназначен для проведения экспертизы ценности для организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, занимающихся производством, и др.;
• экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности[5].

​Перечень НТД 2007 и Перечень НТД 2021 различаются

Одним из основных отличий Перечня НТД 2021 от ранее действовавшего является наличие собственной схемы звенности для каждого его раздела.

Звено – это обобщенное наименований групп организаций с однородными функциями, например, организации-заказчики; организации-разработчики/авторы документов; согласовывающие организации, экспертные организации; организации, утверждающие документы; организации, осуществляющие внедрение, регистрацию и учет результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (далее – НИОКТР).

Схема звенности – представленное в табличной форме перечисление звеньев.

Как было в Перечне НТД 2007 

В соответствии с Перечнем НТД 2007 сроки хранения типовых архивных документов были дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности (Пример 1).

В звене 1 (графа 3) были представлены организации, утверждающие/согласовывающие документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения типовых архивных документов «До минования надобности»; сроки хранения типовых архивных документов для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в постатейных примечаниях.

В звене 2 (графа 4) были представлены организации – разработчики/авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В звене 3 (графа 5) представлены организации-заказчики.

В звене 4 (графа 6) – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений/измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками и разработчиками документации.

Как стало в Перечне НТД 2021 

Каждый раздел имеет свою схему звенности (Примеры 2 и 3).

Как и с Перечнем НТД 2007, организация должна понять, каков ее «статус» по отношению к имеющемуся массиву НТД, кто она – разработчик, заказчик, застройщик, эксплуатирующая, утверждающая, согласовывающая, экспертная организация; организация, осуществляющая внедрение, регистрацию и учет результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ; контрольная, надзорная организация, осуществляющая сертификацию продукции и услуг; организация-правообладатель.