Экспертиза ценности. Часть 1. Законодательство об экспертизе ценности: 10 главных выводов

Зачастую в должностных инструкциях сотрудникам служб документационного обеспечения управления, канцелярий, секретариатов, помимо традиционных обязанностей, связанных с документационным обеспечением управления, есть обязанность по проведению экспертизы ценности документов. Несведующие в архивном деле интересуются у руководителя: «А что же надо делать?» И получают примерно такие ответы: «Необходимо вести архив организации», «Нужно готовить документы организации к длительному хранению» или просто «Привести архив нашей компании в порядок». При всей расплывчатости и неточности этих ответов по сути они правильные, потому что экспертиза ценности – краеугольный камень и один из главных процессов в архивном деле.

Заниматься архивом, не поняв смысл и не изучив теоретические и практические аспекты проведения экспертизы ценности документов, просто невозможно. В первой статье цикла разберемся, что же российское законодательство подразумевает под экспертизой ценности и требует в своих документах.

Изучаем терминологию по экспертизе ценности

Экспертиза ценности (далее – ЭЦ) – это одно из ключевых понятий в архивном деле. При этом значимость термина важна как в теории, так и в практике работ госархивов, служб документационного обеспечения управления и специалистов, ответственных за архивы организаций.

Посмотрим на определение термина «Экспертиза ценности» в нормативных документах.

Определения схожи, но в них есть различия и важные уточнения. Выявим их.

Во-первых, ценность документов определяют, основываясь на критериях ценности.

Во-вторых, цель проведения ЭЦ – определить сроки хранения документов.

В-третьих, фраза про включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации есть только в Федеральном законе № 125-ФЗ. Это логично, поскольку этот законодательный акт в том числе регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Иными словами, часть документов, прошедших ЭЦ, может быть включена в состав Архивного фонда и в перспективе передана на хранение в государственные (муниципальные) архивы.

Посмотрим, что говорят нам об ЭЦ Правила 2015[4].

Из определений делаем выводы.

1. ЭЦ подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

2. ЭЦ подлежат документы всех организаций независимо от того, является ли организация источником комплектования какого-либо архива или нет.

Поясним. Передача документов в Архивный фонд Российской Федерации предусмотрена, если ваша организация является источником комплектования какого-либо архива. Если ваша организация не является источником комплектования какого-либо архива, порядок и принципы проведения ЭЦ для вас не меняются. Просто документы длительного хранения не будут передаваться на хранения в государственный или муниципальный архив, а будут храниться постоянно у вас, то есть в архиве вашей организации.

3. Главная задача ЭЦ – определить срок хранения документа. Для этого необходимо оценить ценность документа для организации.

4. Уничтожение документов без ЭЦ запрещается.

5. ЭЦ проводят ежегодно.

6. Ценность документов для организации можно определить, основываясь на критериях ценности документа.

Критерии ЭЦ документов – это признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов (п. 138 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Определение критериев дано в стандарте, а вот что касается видов этих критериев и их практического применения, то с этим в действующей нормативно-методической базе большой пробел. В Правилах 2015 такого термина, как «Критерии экспертизы ценности», нет вовсе, а в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[5] этот термин упоминается лишь один раз.

И всё! Возникает логичный вопрос: что же это за критерии ценности документов, каков их смысл и значение практического применения?

Разбирая непростые практические аспекты архивного дела и делопроизводства на страницах нашего журнала, мы иногда обращаемся не только к актуальной нормативно-методической базе, но и к отмененной.

Чтобы разобраться с понятием «Критерии ценности документов», мы обратимся к методическому документу, уже не действующему в настоящее время, – Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила 2002)[7].

С одной стороны, определение Правил 2002 ýже, чем те, что даны в Федеральном законе № 125-ФЗ и ГОСТ Р 7.0.8-2013, но с другой – проводя ЭЦ, вам необходимо выявить документы, которые будут храниться в течение длительных сроков (свыше 10 лет и постоянно).