Организация хранения документов с использованием информационной системы хранения

Обсудим проблемы архивного хранения электронных документов и возможные пути их решения, в том числе с использованием системы хранения электронных документов.

Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 были утверждены Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее – Типовые требования), которые разграничили функционал систем электронного документооборота (далее – СЭД) и систем хранения электронных документов (далее – СХЭД). Они установили, что СХЭД должны использоваться для архивного, а по решению организации – и для оперативного хранения электронных документов.

СХЭД, которая применяется в организации, должна в целом соответствовать Типовым требованиям в части, касающейся управления документами в такой системе. Рассмотрим, как реализовать хранение, комплектование, учет электронных документов и использовать их с помощью подобного программного решения на примере «1С:Архив».

Тренд на цифровизацию

В течение последних 20 лет организации активно автоматизируют делопроизводство, используя для этого информационные СЭД. Сейчас на рынке представлен целый ряд ECM-систем[1], позволяющих реализовать качественный электронный документооборот (далее – ЭДО). В последнее время помимо бумажных документов создается множество электронных, и их количество с каждым годом будет возрастать. Это связано прежде всего с государственной стратегией, которая направлена на цифровизацию государственного управления.

Среди электронных документов создаются:

Письма государственных органов. Так, согласно распоряжению № 2816-р[2] к 2024 году 100 % писем от госорганов переведут в электронный вид.

Первичная учетная документация. Рост количества электронных документов наблюдается и при взаимодействии хозяйствующих субъектов. Это договоры, акты сверки / выполненных работ / заказанных услуг, транспортные накладные, заказ-наряды и др. Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности, разработанная Федеральной налоговой службой Российской Федерации (далее – ФНС России) и утвержденная решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию (протокол от 25.12.2020 № 34), предусматривает перевод до конца 2024 года в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных организаций. На конец 2022 года в общем числе счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (услуг), количество электронных счетов-фактур уже превысило 40 %.

Кадровые документы. Прошлый год стал отправной точкой для развития кадрового ЭДО. Это стало возможным благодаря Федеральному закону № 377-ФЗ[3] (в части регулирования ЭДО в сфере трудовых отношений). Документ утвердил изменения, внесенные в Трудовой кодекс Российской Федерации, и с 01.01.2022 организации могут создавать большинство кадровых документов в электронной форме.

Организационно-распорядительные документы организаций. Продолжающаяся цифровизация управленческих процессов на уровне организаций позволяет оптимизировать внутренний документооборот, снизить издержки, связанные с изданием и хранением документов, увеличить прибыль организаций.

Таким образом, уже сейчас в компаниях накапливается значительное количество созданных либо полученных электронных документов, которые нужно организовать как для оперативного, так и в дальнейшем архивного хранения.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019[4] цель хранения документов – защита четырех их свойств:

И сохранение перечисленных свойств документа в краткосрочном и долгосрочном периодах видится разными задачами, которые решаются с помощью различных информационных систем и инструментов.

Проблемы с оперативным и архивным хранением электронных документов

Напомним, оперативное хранение электронных документов начинается с момента, когда документ исполнен или закончился период его использования в документообороте. Для организации хранения подходит СЭД, в которой создавался электронный документ.

Эта система, как правило, содержит справочники Номенклатура дел и Дела (тома) и позволяет поместить электронный документ в электронное дело, заранее определенное по номенклатуре дел (рис. 1).

Для каждого дела в СЭД определяется его форма (бумажная или электронная), срок хранения и статья:

• по Перечню 2019[5] или
• по Перечню НТД[6] (рис. 2).

В СЭД можно формировать акты о выделении дел (документов) к уничтожению с автоматическим подбором дел, сроки которых истекли, что также актуально для электронных документов (рис. 3).

Три проблемы хранения электронных документов

Любая технология, и СЭД не исключение, имеет свои плюсы и минусы. Расскажем о последних – точнее, о проблемах, которые возникают сегодня при хранении электронных документов.

1. Часть электронных документов создается не в СЭД, а в иных учетных информационных системах: системе бухгалтерского учета, системе учета заработной платы и управления персоналом и др., которые не имеют собственных справочников Номенклатура дел и Дела (тома). Эти программы не позволяют формировать электронные документы в дела и как следствие – отслеживать сроки хранения документов и при необходимости передавать их на архивное хранение или своевременно уничтожать.

2. Часть электронных документов поступает в организацию через операторов ЭДО (СБИС, «Таском», «Калуга Астрал», «Диадок» и др.). Информационные системы таких компаний предназначены для того, чтобы передавать электронные документы. Но! Их нельзя использовать для долговременного хранения таких документов, решения задач по систематизации документов и мониторинга сроков их хранения.

3. Часть электронных договоров может подписываться в государственной системе закупок ЕИС «Закупки» на электронных торговых площадках (ЕЭТП, «Росэлторг», «ТЭК-Торг», «РТС-Тендер» и др.). Организации – владельцы договоров обязаны обеспечить сохранность таких документов. Это значит, они должны решить, что использовать в данном случае – свою СЭД или СХЭД.