Отдаем журнал бесплатно!

Функции системы хранения электронных документов организаций

В Правилах 2023[1] закреплены 11 функций, которые должна выполнять система хранения электронных документов организации (далее – СХЭД). Прокомментируем требования Правил 2023 к СХЭД и покажем практическую реализацию функций системы хранения на примере СХЭД «1С:Архив».

Организации из-за увеличения количества электронных документов (далее – ЭД), а также стремясь оптимизировать и удешевить процесс хранения архивных бумажных документов, в последние годы активно дополняют свои информационные системы СХЭД.

Правила 2023 узаконили СХЭД и описали ее функции

В прошлом году, 17 сентября, вступили в силу новые Правила 2023. Они заменили Правила 2015[2].

В Правила 2023 включен новый (если сравнивать с Правилами 2015) раздел, посвященный организации комплектования, хранения и учета электронных архивных документов (далее – ЭАД). Он рассматривает вопросы:

 

  • обеспечения сохранности ЭД;
  • поддержания юридической значимости ЭД в течение срока хранения;
  • доступа к документам;
  • приема-передачи документов в архив;
  • использования ЭД;
  • работы СХЭД.

Хранить ЭАД, согласно Правилам 2023, можно в СХЭД и/или на физически обособленных носителях (п. 132 Правил 2023) – CD-дисках, жестких дисках, ленточных накопителях (для аудиовизуальных документов), флеш-картах.

При этом Правила 2023 разграничили требования к СХЭД для архивов государственных органов и отдельно установили функции СХЭД для организаций.

Извлечение из Правил 2023

 

Именно на Типовые функциональные требования[3] ориентировались вендоры при разработке своих программ электронного архива.

Пункт 137 Правил 2023 отдельно закрепил 11 функций, которые должна выполнять СХЭД организации (Схема 1).

Функции, которые должна выполнять СХЭД организации

На примере «1С:Архив» наглядно покажем, как реализуются эти функции.

Дополнительно по теме:


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[3] Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69).

Л.А. Иванова,
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2024.

Отдаем журнал бесплатно!

Функции системы хранения электронных документов организаций

В Правилах 2023[1] закреплены 11 функций, которые должна выполнять система хранения электронных документов организации (далее – СХЭД). Прокомментируем требования Правил 2023 к СХЭД и покажем практическую реализацию функций системы хранения на примере СХЭД «1С:Архив».

Организации из-за увеличения количества электронных документов (далее – ЭД), а также стремясь оптимизировать и удешевить процесс хранения архивных бумажных документов, в последние годы активно дополняют свои информационные системы СХЭД.

Правила 2023 узаконили СХЭД и описали ее функции

В прошлом году, 17 сентября, вступили в силу новые Правила 2023. Они заменили Правила 2015[2].

В Правила 2023 включен новый (если сравнивать с Правилами 2015) раздел, посвященный организации комплектования, хранения и учета электронных архивных документов (далее – ЭАД). Он рассматривает вопросы:

 

  • обеспечения сохранности ЭД;
  • поддержания юридической значимости ЭД в течение срока хранения;
  • доступа к документам;
  • приема-передачи документов в архив;
  • использования ЭД;
  • работы СХЭД.

Хранить ЭАД, согласно Правилам 2023, можно в СХЭД и/или на физически обособленных носителях (п. 132 Правил 2023) – CD-дисках, жестких дисках, ленточных накопителях (для аудиовизуальных документов), флеш-картах.

При этом Правила 2023 разграничили требования к СХЭД для архивов государственных органов и отдельно установили функции СХЭД для организаций.

Извлечение из Правил 2023

 

Именно на Типовые функциональные требования[3] ориентировались вендоры при разработке своих программ электронного архива.

Пункт 137 Правил 2023 отдельно закрепил 11 функций, которые должна выполнять СХЭД организации (Схема 1).

Функции, которые должна выполнять СХЭД организации

На примере «1С:Архив» наглядно покажем, как реализуются эти функции.

Дополнительно по теме:


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[3] Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69).

Л.А. Иванова,
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2024.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам