Как перейти на электронный кадровый документооборот: пошаговое руководство

Прошло больше года, как работодателям предоставили возможность отказаться от составления кадровых документов на бумаге. Одни организации уже перешли на электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО), другие еще присматриваются.

В статье расскажем, что нужно учесть при введении ЭКДО, как документально оформить переход и, конечно, дадим образцы необходимых документов.

Суть электронного документооборота

При бумажном документообороте все кадровые документы (заявления, служебные записки, приказы, договоры и соглашения к ним, уведомления и предложения работникам и т.д.) распечатывают на бумаге, подписывают от руки и потом хранят в бумажных папках.

При ЭКДО документы формируются в системе электронного документооборота (далее – СЭД) в виде электронных документов (файлов), без распечатывания на бумаге. В системе ЭКДО они создаются, подписываются электронными подписями (далее – ЭП), регистрируются и хранятся. При этом никакого упрощенного кадрового документооборота не возникает, меняется только способ издания и носитель документов.

Организации вправе использовать ЭКДО в двух случаях:

1) при взаимодействии с дистанционными работниками (при этом с другими работниками ЭКДО не применяется). Правила этого взаимодействия прописаны в гл. 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ);

2) при взаимодействии с любыми работниками, которые дали на это согласие. Правила введения ЭКДО для такой ситуации зафиксированы в ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

В статье мы будем говорить именно о втором варианте.

Переход на ЭКДО для всех работников – дело добровольное, работодатели сами решают, стоит ли игра свеч. Более того, можно ввести ЭКДО, а потом снова перейти на оформление бумажных документов, если возникнут какие-то проблемы с электронным взаимодействием[1].

О введении ЭКДО стоит задуматься, если:

• численность персонала составляет более 50 человек;
• много работников, выполняющих обязанности удаленно;
• есть обособленные подразделения, которые территориально удалены от головного офиса;
• кадровые процедуры оформляются часто (текучка персонала, дробные отпуска, много переводов, часто меняются условия договоров);
• много локальных нормативных актов (далее – ЛНА), инструкций, приказов, с которыми нужно ознакамливать работников;
• на работу с документами затрачивается много времени и ресурсов.

Семь шагов на пути к ЭКДО 

Рассмотрим последовательность действий при введении ЭКДО. Чтобы корректно ввести систему, нужно тщательно продумать все мелочи. В этом вам поможет Алгоритм.