Актуальные вопросы архивного законодательства и хранения документов: что нужно знать в 2025 году

Что изменится в 2025 году в архивном законодательстве? Какие требования нужно учесть уже сейчас? Как организовать работу с документами грамотно и эффективно? Разбираемся в тонкостях и правилах хранения документов.

Что принес 2024 год

Новая стратегия развития цифровизации 

В марте 2024 года Правительство Российской Федерации приняло Распоряжение № 637-р, утверждающее обновленное стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления. Реализовывать его будет Минцифры России до 2030 года.

Цель – обеспечить свободное, устойчивое и безопасное информационное взаимодействие между государственными органами, гражданами и бизнесом, а также гарантировать технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры.

К ключевым задачам цифровой трансформации относятся следующие (рис. 1).

Стратегия развития цифровизации призывает нас правильно хранить электронные документы уже сейчас. А как именно это делать, объясняется в Правилах 2023[1].

Осваиваем Правила 2023

В сентябре 2023 года Правила 2023 вступили в силу, отменив действие Правил 2015[2]. Новый документ объемный, не все успели подробно ознакомиться с ним сразу после выхода, так что изучение и освоение продолжалось весь 2024 год. 

Правила 2023 теперь состоят из 12 разделов, которые внесли дополнения и добавили ясности в архивные процедуры в отношении бумажных документов. Появился подробный раздел, который описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их приема, – это важно. Также в нем говорится о комплектовании, учете, хранении и использовании электронных архивных документов (далее – ЭАД)[3].

Организациям необходимо скорректировать локальные нормативные акты, чтобы урегулировать условия хранения ЭАД. Ответственным за архив нужно понять, какие документы будут храниться в электронном виде и из каких систем они будут поступать. Также следует разобраться в составе контейнера ЭАД, файле описания, формате хранения, определиться с выбором системы хранения электронных документов (далее – СХЭД).

Правила 2023 активизировали обсуждения, поскольку некоторые пункты документа вызвали разночтения. Например, в разделе 10 часто встречается понятие «уведомление», но вопросы о его содержании, форме, составе информации, скорости формирования, адресате оставлены без ответа.

Контроль за соблюдением обязательных требований законодательства об архивном деле 

Приказом от 13.02.2024 № 19 Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле[4]. В документе указаны статьи кодексов, за нарушение которых грозят штрафы и иные взыскания. Это поможет архивистам аргументировать необходимость организации СХЭД.