Что изменится в 2025 году в архивном законодательстве? Какие требования нужно учесть уже сейчас? Как организовать работу с документами грамотно и эффективно? Разбираемся в тонкостях и правилах хранения документов.
Что принес 2024 год
Новая стратегия развития цифровизации
В марте 2024 года Правительство Российской Федерации приняло Распоряжение № 637-р, утверждающее обновленное стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления. Реализовывать его будет Минцифры России до 2030 года.
Цель – обеспечить свободное, устойчивое и безопасное информационное взаимодействие между государственными органами, гражданами и бизнесом, а также гарантировать технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры.
К ключевым задачам цифровой трансформации относятся следующие (рис. 1).
Стратегия развития цифровизации призывает нас правильно хранить электронные документы уже сейчас. А как именно это делать, объясняется в Правилах 2023[1].
Осваиваем Правила 2023
В сентябре 2023 года Правила 2023 вступили в силу, отменив действие Правил 2015[2]. Новый документ объемный, не все успели подробно ознакомиться с ним сразу после выхода, так что изучение и освоение продолжалось весь 2024 год.
Правила 2023 теперь состоят из 12 разделов, которые внесли дополнения и добавили ясности в архивные процедуры в отношении бумажных документов. Появился подробный раздел, который описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их приема, – это важно. Также в нем говорится о комплектовании, учете, хранении и использовании электронных архивных документов (далее – ЭАД)[3].
Организациям необходимо скорректировать локальные нормативные акты, чтобы урегулировать условия хранения ЭАД. Ответственным за архив нужно понять, какие документы будут храниться в электронном виде и из каких систем они будут поступать. Также следует разобраться в составе контейнера ЭАД, файле описания, формате хранения, определиться с выбором системы хранения электронных документов (далее – СХЭД).
Правила 2023 активизировали обсуждения, поскольку некоторые пункты документа вызвали разночтения. Например, в разделе 10 часто встречается понятие «уведомление», но вопросы о его содержании, форме, составе информации, скорости формирования, адресате оставлены без ответа.
Контроль за соблюдением обязательных требований законодательства об архивном деле
Приказом от 13.02.2024 № 19 Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле[4]. В документе указаны статьи кодексов, за нарушение которых грозят штрафы и иные взыскания. Это поможет архивистам аргументировать необходимость организации СХЭД.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; утратили силу).
[3] Иванова Л.А. Электронный архив: развитие систем хранения электронных документов // Секретарь-референт. 2024. № 11. С. 84–92.
[4] Комментарий к документу будет опубликован в одном из следующих номеров.