Иерархия должностей и деловая этика в оформлении реквизитов документа

Правила оформления реквизитов документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. На его основе разрабатываются локальные инструкции по делопроизводству, в которых общие правила уточняются и адаптируются под специфику конкретной организации. Несмотря на это в практике при оформлении документов у исполнителей все равно возникают вопросы, вызванные теми или иными особенностями документируемых управленческих ситуаций и ситуаций делового общения.

Одна из сложностей возникает при оформлении реквизитов, включающих в свою структуру наименование должности и Ф.И.О. работника. Как правильно разместить такие реквизиты относительно друг друга? Нужно ли учитывать иерархию должностей? Таких реквизитов четыре: «Подпись», «Гриф согласования», «Виза» и «Адресат». В статье расскажем, какие ответы нам дают нормативные и методические документы по делопроизводству, а также предложим варианты выхода из непростых ситуаций.

Реквизит «Подпись»

Подписание документа – это выражение ответственности за его содержание посредством заверения собственноручной подписью.

Большую часть документов подписывает одно должностное лицо – руководитель организации или работник, наделенный соответствующим правом по доверенности. Но возможно и подписание одного документа несколькими лицами. Причем это могут быть как представители одной организации, так и нескольких – в последнем случае мы имеем дело с так называемым совместным документом.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает, что при подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи следует располагать одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например, в гарантийном письме:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи по ГОСТ Р 7.0.97-2016 располагаются на одном уровне. Например:

Подписи на совместных документах, издаваемых двумя и более организациями, располагают на одном уровне в порядке указания организаций в шапке документа. Количество организаций, издающих совместный документ, не ограничено. Документ может быть издан как двумя организациями, так и большим количеством. Если подписантов много (более трех), то нет другого выхода, кроме как расположить подписи друг за другом, но оформить каждую подпись по правилам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 для равных должностей (Пример 1).

При оформлении документов, подписываемых комиссией (например, протоколы, акты), в реквизите «Подпись» указываются не должности, а статус лиц в составе комиссии:

• председатель;
• члены комиссии;
• секретарь комиссии (при наличии).

Подписи размещаются в порядке убывания статуса лица в составе комиссии. При этом иногда подписи членов постоянно действующих комиссий в документах, например, в протоколах, не предусматриваются. В таком случае ответственность за корректность отраженных в документе сведений возлагается на секретаря и председателя и закрепляется их подписями. А членам комиссии проект документа может быть направлен на согласование (с оформлением виз / листа согласования).

Если комиссия создается под конкретную и/или особо значимую ситуацию, например служебное расследование, разовую проверку, то подписи членов комиссии принято оформлять.