Мы продолжаем цикл статей, посвященный возможным направлениям оптимизации документооборота с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новом материале поговорим, как сократить трудозатраты работников, отвечающих за делопроизводство. В частности, рассмотрим процесс автоматизации делопроизводственных операций при обработке поступающих документов.
Напомним, что количественные критерии исчисляются в единицах времени, финансовых средствах, трудозатратах. Одним из наиболее значимых количественных критериев является сокращение трудозатрат делопроизводственного персонала, которые реально уменьшить на 50–70 %.
Мы хорошо знаем, насколько трудоемки делопроизводственные операции, если они совершаются без автоматизации. Речь идет:
- о приеме документов;
- первичной обработке поступивших документов;
- регистрации документов;
- предварительном рассмотрении документов и маршрутизации;
- передаче корреспонденции адресатам;
- доведении поручений, вынесенных в рамках рассмотрения, до исполнителей;
- контроле исполнения документов;
- экспедиционной обработке;
- отправке документов;
- систематизации документов.
Поэтому первое, что можно и нужно сделать для сокращения трудозатрат делопроизводственного персонала, – это внедрить СЭД. Обработка документов в СЭД позволяет значительно ускорить и упростить проведение всех делопроизводственных операций.
Прием документов
Для осуществления этой операции в крупных организациях в составе отдела делопроизводства создается отдельный участок – экспедиция, где специалисты осуществляют прием корреспонденции, поступающей через «Почт России», службы экспресс-доставки, от сторонних курьеров и граждан. Если в составе службы делопроизводства есть курьер, то получение бумажной корреспонденции из отделения «Почты России» осуществляет он. Если курьер в штате не предусмотрен, то получение корреспонденции ложится на сотрудника службы делопроизводства, что является трудозатратным мероприятием и неоправданно отнимает время квалифицированного специалиста.
Переходя на прием электронных документов по телекоммуникационным каналам – по электронной почте, через государственные и региональные информационные системы, системы операторов внешнего электронного документооборота (далее – ЭДО), эти системы интегрируются с информационной системой организации, и документы поступают непосредственно в эту систему, где и будет осуществляться их учет и дальнейшая обработка.
Таким образом можно значительно сократить частоту визитов в отделение «Почты России» и сэкономить время и силы сотрудников службы делопроизводства.
Первичная обработка поступивших документов
В рамках первичной обработки поступившей корреспонденции на бумажном носителе осуществляют следующие процедуры:
- проверку правильности адресования;
- проверку целостности упаковки;
- проверку вложения;
- уничтожение либо сохранение упаковки.
Применительно к поступившим электронным документам необходимо проверить правильность адресования. Да, процент ошибочно доставленных электронных документов значительно ниже, чем при доставке бумажных документов, но ошибки все-таки возможны из-за дублей в справочниках или неверно введенного электронного адреса организации. Проверку вложения для электронных документов также не следует пропускать.
Для бумажных документов необходимо проверить наличие в упаковке самого вложения, количество листов документа, количество листов и экземпляров приложения к документу (при наличии приложений); документ должен быть подписан и иметь дату.
Для электронных документов необходимо проверить:
- наличие приложений, которые могут составлять с основным документов один файл либо содержаться в отдельном файле (рис. 1);
- действительность электронной подписи.
Если электронный документ подписан с использованием машиночитаемой доверенности (далее – МЧД), также необходима ее проверка.
Если СЭД интегрирована с оператором внешнего ЭДО, государственной или региональной информационной системой (оператором ЭДО), то СЭД автоматически:
- загружает МЧД во всех вариантах передачи:
– из распределенного реестра по идентификатору;
– пакета с электронным документом;
– произвольного электронного документа;
- проверяет МЧД;
- проверяет подпись под документом с учетом МЧД;
- проверяет полномочия, в том числе указанные текстом;
- отслеживает отзыв МЧД в распределенном реестре.
[1] См.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем операционные и административные расходы. Часть 1 // Секретарь-референт. 2025. № 1. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время на документирование и трудозатраты сотрудников. Часть 2 // Секретарь-референт. 2025. № 2. С. 23–29.