Праздник административных профессионалов

К сожалению, не каждая профессия отмечена праздником, установленным на государственном уровне. Некоторым профессиям повезло больше, некоторым – меньше. И не всегда решающими являются такие факторы, как численность занятых в определенной сфере и значение той работы, которую они выполняют. Секретарям и другим офисным работникам нашей страны нужен свой профессиональный праздник. Пока его нет, поговорим о признанном за рубежом Празднике административных профессионалов.

В прошлом году наш журнал уже обращался к этой теме (“Праздник на нашей улице”, 2003, № 4). Этот праздник был учрежден в 1952 г. Национальной ассоциацией секретарей (г. Канзас-Сити, США) и назывался Неделя/День секретарей. С годами менялось название этой профессиональной организации и ее праздника. С 1998 г. утвердилось название Ассоциация административных профессионалов (Association of Administrative Professionals – IAAP). В 2000 г. было изменено и название праздника. Он стал праздником не только секретарей, но и других офисных работников: помощников руководителей, референтов, офис-менеджеров и других служащих, обеспечивающих деятельность руководителя и других сотрудников.

Ассоциация административных профессионалов является международной организацией, объединяющей более 40 тысяч членов. Поэтому праздник, учрежденный этой организацией, отмечается не только в США, но в других странах мира. В последние годы многие российские организации также отмечают его. Проведение праздничных мероприятий – это одна из форм работы Ассоциации административных профессионалов. Эта общественная структура организует обучение офисных работников, проводит встречи, конференции, выставки, издает журнал “Office PRO”. Большое значение для карьерного роста служащих соответствующих специальностей имеет проводимая Ассоциацией сертификация персонала. Праздник – это возможность продемонстрировать роль офисных работников в современных системах управления, повысить престиж профессии, привлечь новых людей в административную сферу. В 2004 г. главная тема праздника – “Послы высокого качества” (“Ambassadors of Excellence”), предполагающая рассмотрение роли административных профессионалов в выполнении представительских функций.

Праздник административных профессионалов дает повод для рассмотрения проблем в организации деятельности офисных работников нашей страны.

В настоящее время в России осуществляется административная реформа, ведутся поиски новых механизмов кадровой политики. Все более очевидной становится необходимость разграничивать, какие сферы в кадровой работе будут регулироваться государством, а какие – гражданскими институтами. За государством должны остаться ключевые вопросы кадровой политики в отраслях, имеющих особое значение для общества (оборона, безопасность, охрана здоровья граждан, обеспечение единого экономического пространства и др.). В других сферах кадровую политику должны регулировать независимые профессиональные объединения. Так, в развитых странах мира в сфере управления эту работу выполняют многочисленные профессиональные ассоциации. Они имеют многолетнюю историю и накопили большой опыт, представляющий сегодня несомненный практический интерес для нашей страны. Указанные ассоциации формируются из представителей определенных управленческих структур (например, ассоциации государственных служащих, работников муниципальных органов власти и т.д.) или профессиональных групп (например, ассоциации профессиональных администраторов, секретарей, управляющих документацией, специалистов в области автоматизированных информационных технологий, архивистов и т.д.).

Важным направлением работы профессиональных сообществ является обеспечение деятельности центров добровольной сертификации специалистов. Так, в США существует много центров сертификации, которые занимаются оценкой профессионального уровня служащих. Одной из ведущих организаций по сертификации управленческих работников является Институт сертифицированных профессиональных менеджеров (Institute of Certified Professional Managers – ICPM). Сертификацию работников муниципальных органов власти осуществляет Международный институт муниципальных служащих (International Institute of Municipal Clerks – IIMC), ряд центров обеспечивает сертификацию консультантов в области менеджмента (Institute of Management Consultants; National Bureau of Professional Management Consultants). Одним из звеньев этой системы является Институт сертифицированных управляющих документами (Institute of Certified Records Managers – ICRM). Свои центры сертификации имеют специалисты в области форм документов (Business Forms Management Association – BFMA) и консультанты по документации (Document Management Industry Association – DMIA). Сертификацию работников архивов проводит Академия сертифицированных архивистов (Academy of Certified Archivists – ACA). Приведенный перечень дает представление о том, насколько развитую инфраструктуру имеет сертификация управленческих работников в США.

В отечественной практике основными средствами поддержания этого уровня на должной высоте являются образовательные стандарты и аттестация работников на основе установленных квалификационных требований. В последние годы наряду с этим все шире используется сертификация персонала. В нашей стране в некоторых сферах уже созданы системы сертификации персонала (например, в области неразрушающего контроля, оценки материальных ценностей и др.). Однако сертификация пока не затронула управленческих работников, в том числе и такие многочисленные группы служащих, как специалисты делопроизводственных служб, секретари, архивисты и др.

Цели и порядок проведения аттестации и сертификации персонала существенно отличаются. Аттестация проводится работодателем, носит обязательный характер и направлена на проверку соответствия работника занимаемой должности. Сертификацию проводит независимый от работодателей орган профессионального сообщества. Результаты сертификации признаются всеми сторонами трудовых отношений. Она является добровольной и имеет целью определение уровня подготовки, профессиональных знаний, навыков и опыта специалиста для подтверждения его соответствия установленным требованиям и выявления его возможности выполнять конкретные виды работ в определенной сфере деятельности.

У профессиональных ассоциаций управленческих работников нашей страны может быть широкое поле деятельности как в кадровой сфере, так и в области научно-внедренческих работ, в результатах которых заинтересованы многие организации. В качестве примеров можно назвать следующие направления:

– разработка методик нормирования труда служащих, определения штатной численности структурных подразделений, трудозатрат на выполнение определенных комплексов работ в органах управления;

– создание комплексов методических материалов для проведения аттестации различных категорий служащих;

– подготовка альбомов унифицированных форм, охватывающих всю совокупность документации, используемой в кадровой работе; разработка типовых и примерных положений, инструкций, правил;

– издание методических и справочных пособий по вопросам технологии управленческой деятельности для служащих и населения (например, комплект пособий для поступившего на работу служащего).

Актуальной является проблема разработки системы критериев и показателей для определения эффективности работы органов управления и отдельных подразделений. Необходимо внедрение экономических показателей, позволяющих оценить в денежном выражении структурные изменения, внедряемые в системе управления. В частности, важно представлять, во что обходятся реорганизации, внедрение новых информационных систем, изменение названий органов управления, смена вывесок, замена символики, совершенствование бланков, заказ новых печатей, обновление удостоверений и пропусков. Понятно, что изменения в управленческой сфере нужны, но эти изменения должны тщательно готовиться и иметь четкое экономическое обоснование. В настоящее время государственные органы и общество в целом не имеют научно обоснованной информации о прямых и косвенных затратах при рассмотрении обращений граждан и реализации принятых по ним решений. Например, отсутствует информация о потерях рабочего времени, которые несут граждане при обращении в государственные органы; нет сведений о стоимости подготовки тех или иных документов.

Профессиональный праздник – это лишь один из элементов в организации и деятельности профессионального сообщества. Отношение к этому празднику – показатель степени общественного признания определенной профессии и уровня “цеховой” консолидации ее представителей. Можно предположить, что по мере формирования и расширения сферы деятельности в нашей стране ассоциаций, клубов и других профессиональных организаций секретарей и других офисных работников у них появится и общепризнанный профессиональный праздник.