Процедура подготовки распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, распоряжений, указаний – включает несколько этапов:

·инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

·сбор и анализ информации по вопросу;

·подготовка проекта распорядительного документа;

·согласование проекта документа;

·доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;

·принятие решения (подписание документа);

·регистрация распорядительного документа;

·доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа, хотя, безусловно, первичной в данном случае является процедура принятия решения, на которую и накладывается процесс документирования.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1.Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее изданных распорядительных или иных документов организации.

2.Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

В первом случае в качестве документов, инициирующих решение, выступают документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.

Для выработки качественного, эффективного решения стадия сбора и анализа информации имеет особое значение. Специалисты, готовящие проект распорядительного документа, должны собрать объективную, достоверную информацию, достаточную для принятия решения. Источниками такой информации могут быть: законодательные и иные нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др. Если ранее в организации принимались решения по аналогичным вопросам, необходимо изучить ранее изданные распорядительные документы во избежание принятия решений, противоречащих или повторяющих ранее принятые решения.

Следующий этап в подготовке распорядительного документа – оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Первоначально проект распорядительного документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения. Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. В верхнем правом углу проставляется слово «Проект». К тексту проекта документа составляется заголовок. Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются.

Этап согласования проекта документа может состоять из визирования (внутреннего согласования) и внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях), если оно необходимо. Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после того, как проведено внутреннее согласование. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа.

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчику проекта для доработки документа. Если при доработке проекта распорядительного документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Руководитель имеет право принять любое решение, даже противоречащее мнению исполнителя (составителя проекта документа).

Следующий этап – доработка проекта распорядительного документа по замечаниям – предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подпись. После окончательного оформления проекта документа на бланке необходимо еще раз провести визирование документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили свои визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Как правило, визы оформляются на обороте последнего листа приказа (см. пример) или на отдельном листе согласования (визирования).

Если проект распорядительного документа готовился по поручению Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Руководитель подписывает только правильно оформленные и согласованные со всеми заинтересованными лицами проекты документов.

Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе документационного обеспечения (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).

Последний этап в процедуре подготовки распорядительных документов – доведение документа до исполнителей. На этом этапе проводится тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки – в течение одного-двух дней после подписания документа.