СЭД: тогда мы идем к вам!

Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное, развитие обусловлено быстрым ростом информационных потоков, а следовательно, и увеличением документооборота. Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе к принципиально новым методам управления. Принятие Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Проблемы и решения

Однако не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД все же существенно отстают от западных. Связано это, на наш взгляд, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Разработчики СЭД готовы к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Но актуальными остаются вопросы организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД: наличие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой, уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ, необходимость аттестации персонала и повышения квалификации сотрудников. Кроме того, при планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Заметим, что страх не справиться, не осилить, а в результате оказаться «за бортом», не имеет под собой никаких оснований. Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Кроме того, не смотря на то что их обучение требует более серьезных временных и трудовых затрат, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно. Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное – время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапе подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.

Еще одной проблемой на пути внедрения СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

Что касается крупных предприятий – государственных структур, банков, торговых компаний и т.п., – то их технические проблемы связаны, прежде всего, с региональной сетевой разветвленностью, территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний, многоступенчатыми схемами управления и организационных структур, большими объемами документооборота, повышенными требованиями безопасности.

Практикам известен пример, когда однозначный плюс от внедрения СЭД – своевременность адресной доставки – стал для всех огромной проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации. Затруднения начались с отсутствия возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно как почтовый ящик, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было в первую очередь с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей – сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а тысячи раз, при этом штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, остались без изменений.

Свою роль, как ни странно, сыграло и то, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой «усушки-утруски» (где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т.п., что не удивительно с учетом размеров страны). Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени – 1–2 минуты. Не справлялись не только люди, но и серверы. База не выдерживала, она не просто «подвисала» на каждой операции – процесс обработки документов превратился в пытку в виду отсутствия самого главного приоритета СЭД – скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.  

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т.п.). При подготовке технического задания особое внимание необходимо уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. Директивный метод внедрения СЭД малоэффективный, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT-менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но и не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося в нее правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки «подтянуть» так, чтобы сохранить системные настройки.

Кроме того, существует и проблема бумажного «балласта». Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов, не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации «на бумаге». Чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса.

Принципы успешного внедрения СЭД

■ Подойдите к выбору разработчика и конкретной версии СЭД со всей ответственностью, профессионально оцените рынок предложений.

■ Основным заказчиком должно быть должностное лицо, ответственное за делопроизводство.

■ Залог успешного внедрения СЭД – создание работоспособной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности. Коллегиальность, а не директивность методов принятия решений по практическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД. Во главе рабочей группы должен стоять специалист по IT-технологиям.

■ Финансовое и техническое состояние компании должно соответствовать поставленным задачам. Анализ технического состояния компании должен быть своевременным и предшествовать внедрению СЭД.

■ Анализ потока документооборота, определения его маршрутов и объемов – одна из первоочередных задач. Особое внимание необходимо уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

■ Формализация бизнес-процессов необходима еще на этапе подготовки пилотного проекта.

■ Техническое задание должно быть максимально полным, четким и грамотным.

■ Переход к СЭД должен быть плавным и поступательным.

■ Максимальная защита данных принципиально важна.

■ Создание электронного архива является насущной потребностью.

■ Учтите, что полностью уйти от бумажного документооборота не удастся, однако можно организовать его преобразование в электронный вид.

■ Необходимо предусмотреть серверное распознавание текстов и установку программ распознавания.

■ Закладывайте в программный продукт не только текущие, но и перспективные планы.

■ Предложите как можно более широкому кругу специалистов-практиков проанализировать предложенный продукт и подготовить замечания и предложения.

■ Обучение сотрудников – не прихоть, а необходимость.

■ Используйте период опытной эксплуатации для выявления «узких мест», проблемных участков, отладки процедур работы с документами, накопления опыта пользователей.

■ Не бойтесь высказывать пожелания и предложения разработчику, никто лучше вас не знает, что надо и как надо. Добивайтесь исправления ошибок, корректировки настроек в соответствии с выявленными требованиями.

■ Руководитель, ответственный за делопроизводство, должен получить права, аналогичные правам IT-администратора, – это поможет избежать многих проволочек во время отсутствия IT-менеджера и оперативно решить многие проблемы.

■ На стадии эксплуатации присматривайтесь к специалистам, генерирующим интересные перспективные идеи, назначайте их помощниками администратора.

■ Хороший контакт с разработчиками поможет избежать многих проблем на стадии эксплуатации.

Оглядываясь назад: плюсы и минусы внедрения электронного документооборота

Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

· полностью автоматизировать процесс работы с документами;

· обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

· обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

· наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

· обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

· повысить эффективность работы с документами;

· повысить корпоративную культуру работы с документами;

· значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

· значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

· обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

· упорядочить процесс регистрации всех видов документов;

· обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

· обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

· обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

· обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

· проследить историю создания документа;

· обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

· выстроить отлаженную систему поручений;

· обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

· производить сортировку документов по любым критериям;

· обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

· обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

· обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

· обеспечить регламентацию прав доступа;

· обеспечить мгновенный доступ к документам;

· уменьшить количественные потери документов;

· увеличить производительность труда;

· сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

· придать юридическую силу электронным документам;

· сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

· сократить количество внутренних и внешних курьеров;

· обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

· Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

· Резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

· Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Несмотря на минусы, плюсы внедрения СЭД все же перевешивают.

Роль секретаря во внедрении СЭД

Роль секретаря во внедрении систем электронного документооборота трудно переоценить. Чаще всего эту позицию занимают молодые думающие люди, которые первыми подхватывают инициативу, с удовольствием становятся новаторами, поддерживают любые начинания, генерируют массу встречных идей и предложений.

Ввод СЭД позволяет почти полностью отказаться от услуг внутренних курьеров. Поток документов перераспределяется в подразделении, ответственном за делопроизводство, и направляется в соответствующие приемные. Секретарь просматривает почту и принимает решение о дальнейшей судьбе полученных документов. Особо важные, требующие участия руководителя, документы перенаправляются ему для ознакомления, согласования, утверждения, подписания. Часть документов в соответствии с делегированными полномочиями секретарь может направить в подведомственные структурные подразделения, предварительно внеся в регистрационные карточки шаблонные визы от имени руководителя («На исполнение», «Для ответа», «Для сведения» и т.п.).

Секретарю или помощнику руководителя можно делегировать также полномочия по анализу исполнительской дисциплины, отслеживанию сроков исполнения документов, поиску и сбору необходимой информации; подготовке справочных и аналитических материалов, созданию, рассылке и контролю исполнения поручений руководства. Кроме того, многие руководители наделяют секретарей правом электронной подписи.