Дело контрагента (несколько видов документов в одном деле): правила формирования, сроки хранения, передача в архив

Работа с документами, срок хранения которых определен однозначно, не вызывает вопросов. А как быть, если в одно дело помещены разные виды документов: одни хранятся пять лет, другие – десять, а часть – постоянно? Как «собирать» документы в такое дело, как готовить к хранению, как отмечать в номенклатуре дел?

Классические примеры «сборного» дела – дело контрагента, а также дело поставщика, или дело продукта. Другими словами, совокупность документов, которые имеют отношение к одному объекту производственного или бизнес-процесса. 

Мы будем говорить о деле контрагента: в нем собирают все документы, имеющие отношение к одной конкретной организации, с которой взаимодействует наша компания. В состав такого дела могут входить какие угодно документы, т.к. это обусловлено спецификой производственной деятельности. Можно лишь предположить некий универсальный набор:

• переписка;
• договор и сопроводительная документация к нему;
• внутренняя переписка по решению вопросов контрагента (служебные, докладные записки);
• протоколы совместных совещаний.

Кроме перечисленных, в дело могут попасть всевозможные планы, отчеты, схемы, проекты, сметы, акты осмотров объектов и др. Удобно хранить их, размещая по отдельным папкам, в которые собирается вся информация, касающаяся контрагентов. В будущем в этих папках наведут порядок, после чего они отправятся в архив на хранение.

«Сборное» дело в структурном подразделении

Дело контрагента формируется в структурном подразделении (например, в отделе продаж) и находится там с момента заведения до того, как:

а) будет закрыто;

б) перестанет быть востребованным.

Только после этого встанет вопрос о передаче дела в архив.

Куратор контрагента может подшивать в дело все что угодно, если считает это нужным, включая ксерокопии статей по актуальным для работы темам, информацию из категории «полезное», распечатки законов и постановлений и т.п. Что именно и в каком порядке подшить в папку – забота ведущего дело сотрудника. Архив не должен вмешиваться в процесс формирования дела контрагента.

Копии или оригиналы?

Оригинальный экземпляр служебной записки или визовый экземпляр исходящего письма в организации всего один. Возникает вопрос, куда его отправить: в соответствующее «общее» дело, поместив в дело контрагента копию, или все же в дело контрагента? Этот вопрос решается на уровне организации.

Мы рекомендуем помещать в дела контрагентов, по возможности, оригинальные экземпляры документов. Это удобно и исполнителям-кураторам, которые хранят оригиналы создаваемых документов при себе, и архивариусу: не нужно будет впоследствии, готовя дело к хранению, решать вопрос о замене копий оригиналами.

Когда заводится дело контрагента? Очевидно, что не каждое предложение сотрудничества, направленное работником отдела продаж потенциальному клиенту, «вырастет» в заключенную сделку. Организация, с которой ведется переписка, – это еще не контрагент. Этот статус она приобретет в момент заключения договора.

Задача куратора контрагента – собрать все документы, предшествовавшие сделке, в новое дело контрагента. Впрочем, если он изначально вел эту работу, сделать это будет несложно. Полноценное дело контрагента содержит всю историю общения с ним.

Точно так же следует вести себя при формировании дел поставщика, продукта и других: сигналом к составлению «составного» дела служит появление объекта этого дела. До этого наверняка велась большая подготовительная работа, от которой остались документы. Все их нужно собрать во вновь заведенное дело.

Когда дело считается закрытым? Дело контрагента считается завершенным делопроизводством тогда, когда будут выполнены все обязательства по заключенному договору и стороны подпишут соответствующий акт. Датой завершения дела будет являться дата этого акта. Срок хранения дела начнется с 1 января следующего года. Если до 1 января возобновится переписка и переговоры, начнется подготовка нового договора, то дело продолжается.

Когда заключается изначально договор на длительный срок, то и дело «живет» до тех пор, пока он действителен. Пролонгация договора на очередной год – это не повод закрывать дело контрагента: ориентироваться следует на организацию, а не на договор. Таким образом, в одном деле контрагента может скопиться несколько договоров с относящимися к ним комплектами сопроводительных документов, а само дело способно вырасти до нескольких томов.

А вот если дело контрагента было закрыто в 2015 г. (имеется акт), а переговоры о заключении нового договора возобновились в 2016-м, то в 2016-м и будет заведено новое дело контрагента – если, конечно, переговоры завершатся сделкой.