Сцилла и Харибда секретарской работы – входящие и исходящие документы

Начинающие (и не только) секретари чувствуют себя Одиссеями, плывущими по бурным водам пролива, на одном берегу которого окопалась шестиглавая Сцилла «входящих», а под другим берегом разевает пасть ненасытная Харибда «исходящих»! Как не дать им нами пообедать?

На самом деле, ничего сверхъестественно сложного тут нет.

Качественная организация регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, когда несколькими незначительными манипуляциями вы можете найти ответ на любой вопрос по тематике входящих и исходящих документов, возникший у кого бы то ни было, сделает честь секретарю любого ранга! Давайте попробуем навести порядок в переписке организации доступными нам нехитрыми средствами.

Нам потребуется:

1. Компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office и электронной почтой.
2. Сканер или копировальный аппарат.
3. Несколько жестких папок – файлов-регистраторов.
4. Бумага.
5. Несгибаемая решимость и здравый смысл.

Альфой и омегой, законом, устанавливающим порядок и сроки регистрации документов, а также виды нерегистрируемой корреспонденции, является инструкция по делопроизводству, разработанная[1] и утвержденная в вашей организации. Увы, далеко не каждая организация может похвастать такой роскошью, как инструкция по делопроизводству, поскольку данный документ не является обязательным для ведения делопроизводства.

Наш с вами любимый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не дает никаких рекомендаций по организации процесса регистрации. Поэтому обратимся к интеллектуальному богатству, накопленному человечеством – всему тому, что уже давно придумано до нас.

В части работы с исходящей и входящей корреспонденцией многие инструкции по делопроизводству, разработанные для различных государственных структур и организаций, очень хорошо проработаны и доступно сформулированы.

Давайте сначала рассмотрим подробнее работу с входящими документами организации в свете этих инструкций и с практической точки зрения человека, ведущего делопроизводство в частной производственно-коммерческой организации (т.е. с точки зрения человека циничного и безжалостного, закаленного в боях с курьерами, «Почтой России» и кровожадными контрагентами, жаждущими секретарской кровушки!).

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[2] в разделе 2.2.2 «Организация работы с документами» дает изумительное по своей точности определение: «Входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение». На том и порешим! Ко входящим документам будем относить все документы, различными способами поступающие в организацию извне.

Способы доставки входящих документов могут быть самые разные. Вот, например, с какими способами доставки в рамках исполнения служебных обязанностей доводилось сталкиваться лично мне:

1. «Почта России» (простые, заказные, ценные письма и бандероли, отправления 1-го класса, посылки, телеграммы и т.д.).

2. Экспресс-операторы (EMS, относящаяся к «Почте России», СПСР-Экспресс, DHL, Pony Express и великое множество иных, обитающих на просторах Родины).

3. Фельдъегерская служба (этот способ доставки часто используют государственные структуры вроде Федеральной таможенной службы РФ и др.). Ее сотрудник представляет собой брутального мужчину в военной форме, с пистолетом, специальным кожаным портфелем и соответствующим удостоверением.

4. Факсимильные сообщения (т.н. «факсы»).

5. Сообщения по электронной почте (т.н. «мыло»).

6. Курьерская доставка, когда некая организация присылает вам письмо силами своего представителя, пришедшего к вам в офис лично.

7. Документы привез сотрудник вашей организации, вернувшийся из командировки или еще каким-либо образом контактировавший с отправителем.

8. Документы приехали вместе с продукцией, доставленной в вашу организацию.

9. Документы подсунули под дверь вашего офиса.

Рассмотрим подробно алгоритм работы со всем этим богатством, последующим хранением и использованием его в работе.

Шаг 1: анализируем правильность доставки

Первое действие секретаря или иного сотрудника, которому поручено вести регистрацию, учет и обработку входящей корреспонденции, – первичный визуальный осмотр поступающих запечатанных конвертов и пакетов.

На этом этапе нужно проверить:

а) правильность указанного на конверте адресата. Если корреспонденция прибыла к вам ошибочно, ее следует вернуть назад в организацию, которая ее доставила, не вскрывая и не повреждая упаковки;

б) целостность упаковки. Если к ней есть нарекания, т.е. она (а, возможно, и содержимое) повреждена, необходимо составить акт, в котором зафиксировать факт и характер повреждения (Пример 1).

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции России[3] на этот счет гласит:

Извлечение

из Инструкции № 460

105. […] Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «лично» учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом. […]

Акт составляется в произвольной форме. Допускается оформлять его на бланке организации, которая доставила вам проблемный пакет; на бланке вашей организации; на белом листе бумаги в «полевых» условиях (например, вне стен организации, что допускается, т.к. именно на этот случай в накладных экспресс-операторов присутствуют поля «Телефон получателя» и «Ф.И.О. получателя»), да и в почтовом отделении «Почты России» вам предложат лист белой бумаги. Поэтому «шапка» акта может быть любой или ее может не быть вовсе.

Экземпляр акта с приложенными к нему испорченными документами нужно отослать обратно отправителю с соответствующим сопроводительным письмом.

Шаг 2: отделяем от общей массы личные письма

Это письма, на конвертах которых наряду с адресом вашей организации указаны фамилия и инициалы одного из сотрудников с пометкой «лично», или без этой пометки, но не содержащие наименование организации. Такие пакеты, не вскрывая и не регистрируя, следует передать указанному сотруднику.

Всю оставшуюся корреспонденцию после выполнения действий (см. Шаги 1, 2) придется вскрывать и, как это ни печально, скорее всего, регистрировать…