Азы бухгалтерского учета: МПЗ и ОС для нужд секретаря

                               – Шарик, по квитанции корова рыжая одна!

                               – Да!

                               – Брали мы ее одну по квитанции! Сдавать будем одну,

                               чтобы не нарушать отчетности!

                                                       Э. Успенский «Каникулы в Простоквашино»

В статье мы выясним, что нужно знать о бухгалтерском и складском учете, если вы:

• не особо разбираетесь в тонкостях бухучета, но по роду деятельности постоянно пересекаетесь с  бухгалтерией;

• как материально ответственное лицо, кровно заинтересованы в правильном оформлении и проведении в бухгалтерском учете процесса покупки и использования имущества, чтобы организация не могла предъявить вам никаких претензий, например, при увольнении.

А также расскажем о том, как применять эти знания в повседневной работе.

Я не открою Америку, если скажу, что секретарь – это материально ответственное лицо.

Если вам чудом удалось избежать «почетных» обязанностей по приобретению продуктов питания для жены директора, планшетного компьютера для его сына, пленки для парника его огорода, то от покупки знаков почтовой оплаты, заказа канцтоваров, приобретения корпоративных подарков и продуктов для переговорных вам все равно не отвертеться!

В особо трудных случаях надо на постоянной основе приобретать мебель для всех отделов, множительную, копировальную и факсимильную технику для всех подразделений и бытовок.

МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ИМУЩЕСТВО: ЧТО ЭТО?

Давайте посмотрим, что это может означать – «на меня повесили мебель и оргтехнику»?

Для начала вас нужно сделать материально ответственным лицом. Для этого с работником заключается договор о полной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности может включать формулировки:

1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные

и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизий, иных проверок сохранности и состояния вверенного ему имущества.

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

Заключение договора о материальной ответственности – тема отдельной статьи. Важно понимать, что если с вами заключили договор о материальной ответственности, организация возлагает на вас ответственность за вверенные вам материальные ценности.

Степень материальной ответственности может быть разной. В лучшем случае на вас «навешивают» только мебель, бытовую и оргтехнику, которой пользуетесь лично вы в своем кабинете или приемной. Вариант посложнее – на вас, кроме вашей, «вешают» мебель и оргтехнику кабинета директора или переговорной комнаты.

В самом худшем случае вы отвечаете за меблировку и оснащение всего этажа или вообще всей организации, включая туалеты и подсобки, где электрик дядя Вася совместно с сантехником дядей Петей дезинфицируют желудки подручными средствами малой и средней алкоголизации.

Как происходит «навешивание»? Например, после устройства на работу новый сотрудник, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности и ставший материально ответственным лицом, участвует в процессе инвентаризации.

После проведения инвентаризации он отвечает за сохранность вверенных ему ценностей на основании акта приема-передачи материальных ценностей и инвентаризационных описей. То есть вы должны подписать акт приема-передачи и инвентаризационные описи, где перечислено все имущество, за которое вы будет отвечать.

Законодательно не установлена форма акта приема-передачи материальных ценностей.

Акт составляется в произвольной форме, но нужно соблюсти требования:

• В акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики материальных ценностей.

• Перечень составляют согласно описям инвентаризации.

• Указывается дата приема-передачи ценностей.

• Акт подписывают обе стороны.

• Акт следует заверить у главного бухгалтера и у руководителя организации.

Таким образом, после инвентаризации имущество, которое есть в организации, передается новому материально ответственному лицу.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризация материальных ценностей проводится обязательно при смене материально ответственных лиц. Один раз в год до 31 декабря отчетного года проводится инвентаризация материальных ценностей, отнесенных к материально-производственным запасам, и не реже чем раз в 3 года проводится инвентаризация материальных ценностей, отнесенных к основным средствам.

Для проведения инвентаризации материальных ценностей создается комиссия, состав которой определяется приказом по форме № ИНВ-22. В приказе указывают даты начала и окончания приема-передачи материальных ценностей и знакомят с документом всех заинтересованных лиц.

При смене материально ответственного лица инвентаризация проводится в присутствии материально ответственных сотрудников – как увольняющегося, так и прибывающего.

По результатам инвентаризации составляются инвентаризационные описи по форме № ИНВ-3.