Обучаем новых сотрудников правилам делопроизводства

В статье мы расскажем, чему и как научить сотрудников в первые дни на новом месте, как включить краткий курс делопроизводства в программу их адаптации. Даже если компания не ведет таких программ, корректные и доброжелательные объяснения помогут новичкам избежать ошибок и быстрее влиться в коллектив.

Каждый, кто приходит на новую работу, знает, какой это стресс. По основным обязанностям новичков довольно быстро вводят в курс дела и непосредственный начальник, и коллеги по отделу.

А о второстепенных вещах рассказать часто некому. Отсюда и ошибки, которые допускают новички в обращении с документами. Исправлять их порой дорого и долго. Поэтому новых работников нужно обучать и адаптировать.

СПОСОБЫ АДАПТАЦИИ НОВИЧКОВ

Обычно за адаптацию новых сотрудников отвечают кадровики. Они всячески поддерживают работников в их первые (действительно нелегкие) дни на новом месте.

■ «День нового работника». На крупных предприятиях, где количество работников измеряется тысячами, а кадровые передвижения происходят постоянно, обучающие мероприятия для новичков – распространенная практика. Примерно один раз в две недели группу из нескольких новых работников в течение целого дня водят с экскурсией по подразделениям, знакомят с производством, рассказывают им о компании, показывают презентационные фильмы, объясняют общие правила работы.

Обычно в этот день новички проводят несколько часов в учебном классе, где им показывают и объясняют структуру локальной сети компании, внутреннего корпоративного портала, а также объясняют принципы работы в основных программах.

■ Наставничество. В небольших и средних по размеру компаниях, где новые сотрудники появляются редко, организовать для каждого из них «День нового работника» вряд ли возможно и не совсем рационально. В этих случаях выручает так называемое наставничество, когда за новичком на пару недель закрепляют кого-то из коллег, который объясняет подопечному правила и принципы работы на новом месте и нормы корпоративной этики.

Даже если новый работник всего один, нужно помочь ему в адаптации. Чтобы новичок включился в работу как можно быстрее, его нужно обучать. Это относится и к небольшим компаниям, где трудится десяток человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два.

ВЫБИРАЕМ СПОСОБ АДАПТАЦИИ

Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом. Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов. Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ.

Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение

(Таблица 1).

Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.

Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.

УЧИТЫВАЕМ «МЕСТНЫЙ КОЛОРИТ»

Все тонкости делопроизводства новым работникам знать не обязательно. Новички должны разбираться в особенностях процессов делопроизводства именно своей организации; знать, к кому обратиться за справкой или где получить информацию, если возникнут затруднения при работе с документами.

Большинство новичков приходят в компанию с собственными представлениями о том, как нужно работать с документами: «А на прошлой работе мы делали так…» (или вообще не делали). Если с самого начала не дать понять, что в компании для всех установлены общие четкие правила ДОУ, то шлейф предыдущего опыта еще долго будет сопровождать нового сотрудника и создавать проблемы ему и его коллегам.

Общие правила делопроизводства, конечно, универсальны. Но в каждой компании немало собственных традиций. В Таблице 2 на примере условной организации показано, какие это могут быть особенности.

Таким образом, если новичок прежде работал в более или менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Академический подход при корпоративном обучении вообще не приветствуется: начинать с азов некогда, да и не нужно. Главная задача – донести до нового коллеги только «местные» особенности обращения с документами.

Не нужно сообщать ему, что служебная записка – информационно-справочный документ, выполняющий определенные функции. Вместо этого нужно объяснить, в каких случаях в компании составляют служебные записки и как именно это делать.

Если сравнить приведенные выше примеры, становится понятно, почему разные категории работников обучаются по разным программам. Похожие программы можно составить для работников, которые ведут активную внешнюю переписку, и тех, кто работает в основном с внутренними документами, для сотрудников центра обслуживания клиентов и для ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Преимущество специализированных программ в том, что они помогают новым работникам быстро и эффективно освоить основные правила делопроизводства в организации. Менее значимыми умениями сотрудники овладеют сами в процессе работы.

На основе специализированных программ строится и индивидуальное обучение. Если в компании никто не занимается адаптацией новичков, то все равно кто-то должен объяснять им правила работы. Если речь идет о правилах и принципах делопроизводства, то лучшим консультантом станет сотрудник канцелярии, а не того отдела, в котором новичку предстоит работать. Программа обучения составляется в зависимости от того, какие обязанности будет выполнять новый сотрудник.

СОСТАВЛЯЕМ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ

Если обучение новичков в компании проводится на постоянной основе, лучше составить одну универсальную и несколько специализированных программ. Обучение обязательно должно завершаться практикой.

УНИВЕРСАЛЬНАЯ ПРОГРАММА

Универсальная программа подойдет компаниям, которые практикуют «Дни новых работников» или похожие мероприятия. Она предполагает групповое обучение. Новым сотрудникам преподают только общие правила делопроизводства в организации (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Содержание универсальной программы обучения новых работников

Для кого предназначена: для всех новых работников.

Темы:

I. Правила подготовки и оформления документов.

1. Подготовка и оформление исходящих документов:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

2. Подготовка и оформление внутренних документов.

3. Маршруты согласования документов в компании.

II. Поиск документов.

III. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Создать служебную записку.

2. Отправить на согласование проект документа.

3. Выполнить задание по документу:

а) принять задание (например, создать письмо-ответ);

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

4. Найти документ в базе данных.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ

Для обучения по специализированным программам «студенты» делятся на несколько категорий в зависимости от выполняемых ими обязанностей. Для каждой категории обучающихся составляется собственная программа (Примеры 2 и 3). Использовать такие программы удобно, когда практикуется наставничество.

ПРИМЕР 2

Содержание специализированной программы обучения «Руководитель»

Для кого предназначена: для начальников отделов, филиалов,

заместителей, топ-менеджеров.

Темы:

1. Рассмотрение документа в СЭД:

а) вынесение резолюции;

б) назначение исполнителя;

в) прием выполненного задания.

2. Маршруты согласования документов в компании.

3. Подписание и утверждение документа.

4. Создание документа в СЭД:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

5. Подготовка и оформление исходящих документов.

6. Поиск документов.

7. Делегирование полномочий помощнику в СЭД.

Практические задания:

1. Назначить исполнителя по входящему документу

с вынесением резолюции.

2. Согласовать проект документа.

3. Проверить лист согласования и утвердить/не утвердить

проект документа.

4. Выполнить задание по документу:

а) принять задачу в работу;

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

5. Найти документ в базе данных.

6. Делегировать свои полномочия помощнику в СЭД.

ПРИМЕР 3

Содержание специализированной программы обучения «Секретарь»

Для кого предназначена: для офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей.

Темы:

1. Регистрация документов:

а) регистрация входящих документов;

б) регистрация исходящих документов;

в) регистрация внутренних документов.

2. Правила подготовки и оформления документов:

а) подготовка и оформление исходящих документов:

• прием и выполнение задания;

• отчет о выполнении задания;

б) подготовка и оформление внутренних документов;

в) маршруты согласования документов в компании.

3. Контроль выполнения заданий по документам:

а) назначение исполнителя;

б) отчет о выполнении задания;

в) справка-отчет о выполнении заданий.

4. Хранение документов:

а) составление номенклатуры дел;

б) формирование дел.

5. Поиск документов.

6. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Зарегистрировать документ.

2. Проверить маршрут согласования документа.

3. Отправить исполнителю задачу по документу.

4. Поместить документ в дело согласно номенклатуре.

5. Найти документ в базе данных.

ТЕОРИЯ ИЛИ ПРАКТИКА: РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ

Корпоративное обучение хорошо тем, что позволяет сотрудникам в минимальные сроки отработать максимум практических умений.

В школе или вузе у преподавателей есть время на разъяснение теории. У нас его нет, да и не студенты перед нами, а профессионалы своего дела, у большинства из которых за спиной свои университеты. Осваивать профессию делопроизводителя в их планы не входит.

Если мы делаем упор на практику, то вполне логично, что обучение должно проводиться в специально оборудованном помещении. В идеале каждого «студента» нужно посадить за компьютер, чтобы он мог выполнить задания по работе в СЭД. В крайнем случае компьютер может быть и один на всех, но каждый из новичков обязательно должен успеть поработать в программе в тестовом режиме. Обучать работе в СЭД с помощью показа презентаций – пустая трата времени.

Готовить ли для группы обучающихся обширный и красочный раздаточный материал? На наш взгляд, не стоит. Если есть возможность обойтись без лишних бумаг, то лучше так и сделать. Слушатели сами законспектируют то, что сочтут нужным, а упор лучше сделать на практических заданиях.

РЕЗЮМЕ

1. Программы адаптации и наставничества для новичков должны включать обучение делопроизводству. Если таких программ в организации нет, то новых сотрудников рекомендуется обучать индивидуально, направляя их к секретарю или в канцелярию.

2. При составлении программы обучения нужно учитывать особенности обращения с документами в каждой конкретной организации.

3. Если новички обучаются группой, для них составляется универсальная программа обучения делопроизводству. Если есть возможность разделить «студентов» по функционалу, для них разрабатываются специальные программы. Преимущество их в том, что работники получают больше нужной в работе информации.

4. При составлении программы обучения рекомендуется закладывать в нее минимум теории и максимум практики.

5. Обучение по любой программе должно завершаться практическими заданиями. Каждый «ученик» должен выполнить как можно больше заданий под руководством преподавателя.