Традиционно этот правовой акт готовит структурное подразделение, отвечающее за документационное обеспечение организации. В некоторых ситуациях его оформляют сотрудники иного филиала, а затем присылают делопроизводителям на проверку или организацию согласования. Чтобы пресечь «творчество» специалистов и таким образом избавить себя от ненужной работы, можно создать шаблон приказа.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016
С 1 июля 2018 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), который внес некоторые изменения в составление приказа. Какие реквизиты обязательны в таком документе, а какие – факультативны? Как следует их оформлять?
Реквизиты
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации (01), или эмблема (02), или товарный знак (знак обслуживания) (03). По ГОСТ 7.0.97-2016 герб (п. 5.1) эмблема (п. 5.2), товарный знак (п. 5.3) всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа).
- Наименование организации – автора документа (05). В приказе под полным наименованием компании в скобках указывается ее сокращенное наименование. И то и другое должно соответствовать учредительным документам. Если у компании есть вышестоящая организация – она указывается над полным наименованием.
- Наименование вида документа (09). Слово «приказ» по-прежнему указывается прописными буквами: ПРИКАЗ.
- Дата документа (10). Датой приказа является дата его подписания (а не регистрации!). Поскольку этот документ регистрируется в день подписания, то и даты совпадают. Обратите внимание, что дату можно указать в одном из двух форматов, последовательность данных одна и та же (день месяца, месяц, год):
▪ арабскими цифрами: 01.02.2019;
▪ словесно-цифровым способом: 1 февраля 2019 г. (причем 0 перед единицей не ставится!).
- Регистрационный номер документа (11). Номер состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексами (буквенными/цифровыми/буквенно-цифровыми кодами).
- Место составления (издания) документа (13). Место составления приводится в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Его не ставят, если в наименовании компании присутствует указание на место ее нахождения (Московский педагогический государственный университет). Размещается под номером и датой приказа (ниже на одну строку).
- Заголовок к тексту (17). Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». При оформлении заголовок:
▪ не выделяется кавычками, не подчеркивается, печатается без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал;
▪ начинается с прописной буквы (точка в конце не ставится!);
▪ размещается слева под реквизитами бланка приказа. Но! В указах, постановлениях и других распорядительных документах, издаваемых органами власти, может оформляться над текстом посередине и центрироваться относительно самой длинной строки;
▪ его длина не должна превышать 150 знаков;
▪ может отсутствовать, если текст состоит из 4-5 строк (согласно п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016). - Текст документа (18). Оформлению текста организационно-распорядительных документов посвящен п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Подпись (22). Этот реквизит включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписавшего документ, допускается центрировать относительно самой длинной строки.
Дополнительно в бланке могут быть использованы такие реквизиты, как:
• Гриф согласования (20).
• Отметка об исполнителе (25).
• Отметка о контроле (29).
• Отметка о направлении документа в дело (30).
Обратите внимание
Отметка об ознакомлении не считается реквизитом. Однако она может быть добавлена в шаблон приказа.
Общие требования к оформлению приказов
- Размеры полей:
▪ левое – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет размер левого поля – 30 мм!);
▪ правое – 10 мм;
▪ верхнее – 20 мм;
▪ нижнее – 20 мм. - Предпочтительные размеры шрифтов: № 12, 13, 14. Использование шрифтов меньшего размера допускается при оформлении таблиц.
- Отступ абзаца – 1,25 см.
- Заголовки разделов/подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
- Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
- Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные их части отделяются дополнительным интервалом.
- Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. При этом самая длинная строка реквизита при угловом расположении реквизитов может быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
- Интервал между буквами в словах – обычный.
- Интервал между словами – один пробел.
- Допускается выделение полужирным шрифтом реквизитов «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагментов текста.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам