Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Текст акта

Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.

При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:

• нормативный правовой документ;
• локальный нормативный акт организации;
• распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
• факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:

После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.

Общие правила указания составителей акта:

• составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
• если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
• если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:

• если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.

Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:

Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.

Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!

При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».

После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:

Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:

Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.