Аудит делопроизводства

Аудит делопроизводства за последние пару лет стал популярной услугой у специализированных компаний. Популярной, но не дешевой, поэтому не всякий руководитель закажет ее, пока система документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) функционирует в компании более или менее сносно. Помощник руководителя, ответственный за делопроизводство компании, в силах самостоятельно провести внутренний аудит системы ДОУ: выявить проблемы и наметить пути их решения.

В статье рассмотрим, когда и зачем необходимо проводить аудит делопроизводства, а также опишем его основные этапы

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.

Случай 1. Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.

Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает. Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее. Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.

Случай 3. Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.

Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь. Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация. Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.

В любом случае и независимо от целей результат аудита всегда одинаков – это подробный список «слабых мест» каждого из рабочих процессов системы делопроизводства и рекомендации по их исправлению.

АУДИТ = СОКРАЩЕНИЕ?

Работники часто воспринимают аудит (любой, не только делопроизводственный) как неминуемый этап перед сокращением штата. В результате работа аудиторов вызывает имитацию бурной деятельности или саботаж проверки. Проблему можно решить, объяснив персоналу, что объект исследования – делопроизводственные процессы, а не те, кто их выполняет, и цель аудита – оптимизация работы с документами, а не массовые увольнения.

Впрочем, иногда опасения работников небезосновательны: исследование может показать, что штат канцелярии непомерно раздут и работодатель существенно сэкономит, если сократит количество работников и перераспределит обязанности. Но такие управленческие решения вправе принимать только главный заказчик аудита – первый руководитель или собственник, а не аудиторы. В любом случае, на следующий день после аудита точно никого не уволят.

ЭТАПЫ АУДИТА

Отобразим этапы аудита системы делопроизводства в Алгоритме и подробно рассмотрим их.

ЭТАП 1. СОЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА СИСТЕМЫ ДОУ

К этому этапу приступают сразу же, как только принято решение проводить делопроизводственный аудит. Очень важно позаботиться об административной стороне будущего исследования: установить цели и задачи аудита, срок его проведения, выбрать рабочую группу и назначить ответственного. Если аудит будут выполнять работники компании, все это следует зафиксировать в приказе по основной деятельности о проведении аудита системы делопроизводства (Пример 1).

Без приказа о проведении аудита системы делопроизводства будет трудно работать со структурными подразделениями: рабочей группе неизбежно придется запрашивать у них информацию, а значит, нужно основание, которое позволит получать ее в достаточном объеме и в необходимые сроки. Ведь зачастую безосновательные запросы либо просто игнорируют, либо отвечают на них «по остаточному принципу», то есть неведомо когда.