Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

Вопрос

В связи с введением в действие Перечня 2019[1] нужно ли вносить изменения в описи дел?

Ответ

Этим вопросом задаются многие организации, ведь Перечень 2010[2] устанавливал иные сроки хранения некоторых видов документов. Ответ следует искать в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения[3] (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

В п. 2 Разъяснений по внедрению Перечня 2019 уточняется, что сроки хранения документов, установленные в Перечне 2019, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа об утверждении Перечня 2019. Исключение – документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа об утверждении Перечня 2019.

Если в организации уже составили описи дел постоянного хранения, пересматривать сроки хранения и вносить изменения в описи не нужно. Если на документы предыдущих лет описи еще не составили, во время экспертизы ценности и подготовки описей определяйте сроки хранения в соответствии с Перечнем 2019.

Вопрос

Как понимать срок хранения «Постоянно»? Может ли организация, которая не является источником комплектования, хранить документы больше 10 лет?

Ответ

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, она должна вечно хранить документы, которым Перечень 2019 установил срок хранения «Постоянно». Такие организации в течение определенного времени хранят документы в своем архиве, а затем передают по утвержденным описям (описям документов, дел постоянного хранения) в государственный или муниципальный архив. Сроки временного хранения таких документов в организациях (до передачи в государственный или муниципальный архив) определены законодательством[4].

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то она должна хранить документы с постоянным сроком хранения не менее 10 лет[5]. То есть можно сказать, что в таких организациях нет документов с постоянным сроком хранения нет. Напомним, что Перечень 2010 тоже содержал подобное положение, однако было иначе сформулировано. Так, в сноске к графе 3 «Срок хранения» Перечня 2010 разъяснялось, что в организациях, не являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, срок хранения «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

Организация вправе продлевать временные сроки хранения, установленные Перечнем 2019, на любой период времени, вплоть до постоянного. Например, многие организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, не хотят выделять к уничтожению и уничтожать по истечении 10 лет приказы по основной деятельности и некоторые другие документы, имеющие постоянный срок хранения. В таком случае в номенклатуре дел срок хранения таких документов может быть не «10 лет», а больше, вплоть до «Постоянно». Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, постоянный срок хранения будет означать, что документы будут храниться до ликвидации организации. Продлить срок хранения таких документов можно и на иной срок: например, установить им срок хранения «25 лет ЭПК». Это даст возможность после истечения срока хранения провести экспертизу ценности документов и, возможно, какую-то часть документов выделить на более длительный срок хранения.

Решение об увеличении срока хранения должна принимать экспертная комиссия организации по предложению службы ДОУ. При этом в номенклатуре дел нужно указать не только статью Перечня 2019, в которой указан срок хранения документа, но и дату, номер протокола экспертной комиссии, в котором зафиксировано решение о продлении срока хранения документов.

[3] Источник: https://clck.ru/MjET8.

[5] См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).