Вопросы-ответы

Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов? Как организовать хранение обращений граждан и переписки по их рассмотрению? Как определить срок хранения распоряжений структурных подразделений по Перечню 2019?

Подготовка документов к сдаче в архив

Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов?

Вопрос

Срок хранения приказов по личному составу, их оснований и документов к ним размещен в ст. 434 Перечня 2019[1], он составляет 50/75 лет ЭПК. Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов?

Ответ

В п. 4.10 Инструкции по применению Перечня 2019[2] указано, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019, запрещается. Это означает, что документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.) необходимо хранить в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 в течение 50/75 лет ЭПК.

Если в вашей организации (учреждении, компании, предприятии) ведутся личные дела руководителей и работников организации, то документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу, следует помещать в такие дела и хранить как в течение времени, когда сотрудник работал, так и после его увольнения. Если кадровая служба передает личные дела уволенных работников на хранение в архив организации, то основания к приказам поступят на хранение в архив организации в составе личных дел уволенных работников. При таком варианте будут соблюдены нормативные сроки хранения этой категории документов.

Сложнее, когда в организации (учреждении, компании, предприятии) личные дела работников (в рамках ст. 445 Перечня 2019) не ведут. Необходимо помнить, что в обязательном порядке личные дела заводят и ведут на муниципальных и государственных служащих. Если личные дела работников не заводят, целесообразно передавать приказы по личному составу и документы, послужившие основаниями к ним, в архив организации на длительное хранение в составе разных дел. То есть формировать приказы по личному составу в одни дела (тома), основания к ним – в другие.

Отметим, что в текущем кадровом делопроизводстве (то есть в течение делопроизводственного года) приказы по личному составу могут формировать вместе, а при проведении полистной экспертизы ценности и научно-технической обработке документов лучше сформировать эти документы в составе разных дел. Такую особенность текущего кадрового делопроизводства целесообразно и возможно обозначить, сделав соответствующую пометку в графе «Примечание» номенклатуры дел организации. Опись дел по личному составу в описанном случае может выглядеть так, как в Примере 1.

Целесообразность формирования документов, послуживших основанием к приказам по личному составу, отдельно от самих приказов может быть обоснована следующими фактами:

Факт 1. Информация, изложенная в п. 4.30 Правил 2015[3].

В практике работы кадровых и делопроизводственных служб эта норма реализуется при составлении внутренних описей именно к делам (томам) приказов по личному составу. Делается это прежде всего для быстрого поиска нужного приказа (например, при исполнении социально-правового запроса). Это особенно актуально для крупных организаций (учреждений, компаний, предприятий) с большим штатно-списочным составом сотрудников. Целесообразность составления внутренней описи к томам, содержащим основания к приказам, не так очевидна и необходима. Следовательно, эту работу можно не делать и не тратить бюджетное время. Но необходимо будет разместить документы в деле в хронологической последовательности, пронумеровать листы, заполнить листы-заверители, оформить обложку – то есть полностью оформить дела в соответствии с п. 4.19 Правил 2015.

Факт 2. В случае выделения к уничтожению документов, послуживших основанием к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.), такие дела достаточно будет лишь снять с полки и внести в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. При этом необходимо сделать соответствующую отметку в графе № 7 «Примечание» описи дел по личному составу! Безусловно, сейчас выделять к уничтожению такую категорию документов нельзя, но в случае, если законодатель даст соответствующие разъяснения или уточнения (как это было с разъяснениями по внедрению Перечня 2019), то необходимости в переформировании и переоформлении таких дел не будет.