Особенности документирования физического уничтожения документов

Рассмотрим алгоритм действий при утилизации документов и заострим внимание на их физическом уничтожении – утилизации своими силами или силами сторонней организации.

Ситуация

Я работаю в муниципальной организации. Нам необходимо утилизировать документы (речь идет о физическом уничтожении). Акт об уничтожении утвержден. Подскажите, пожалуйста, алгоритм действий.

Общий порядок уничтожения документов зафиксирован в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[1].

Дополним и детализируем указанную последовательность в Алгоритме.

Что касается выделения документов к уничтожению в муниципальной организации, то никаких особенностей для них нет, и об этом говорит заголовок Правил 2015[2].

Что касается ваших действий на этапе физического уничтожения и утилизации (этап 5 Алгоритма), то надо иметь в виду следующее.

Акт о выделении документов к уничтожению – главный документ, который нужно правильно оформить и утвердить. Но это не единственный документ, который необходимо составить для того, чтобы процесс выделения документов к уничтожению был полностью законным и документально подтвержденным.

И п. 4.13 Правил 2015 это подтверждает.

Под иными документами в тексте Правил 2015 подразумеваются следующие:

• протокол экспертной комиссии организации (далее – ЭК) (Пример 1), на заседании которой был рассмотрен акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению, и реквизиты протокола, которые необходимо указать в грифе «Согласовано» этого акта;

• договор с организацией, производящей утилизацию документов. Оформляется по необходимости, может быть как возмездным, так и безвозмездным. Часто безвозмездность таких услуг на практике будет означать, что сторона-утилизатор передаст второй стороне в качестве оплаты готовую продукцию: бумажные полотенца, салфетки, бумажную упаковку и т.д. Если для отчетности стороне, передающей документы, важен такой договор, то есть смысл его оформить;
• накладная в случае ее наличия;
• документы, связанные с транспортировкой и перемещением, если эти услуги оказывались сторонней организацией. Такие документы также оформляются в случае необходимости.

Наличие перечисленных выше документов будет зависеть от того, каким способом вы уничтожаете документы. Уничтожение может быть осуществлено силами как самой организации, так и сторонней (желательно специализирующейся на данной деятельности и оказании подобных услуг). Ведь даже в форме акта предусмотрена отметка о фактическом уничтожении документов (способе уничтожения).

Если вы уничтожаете дела своими силами, то в акте это можно отразить так:

Что касается уничтожения документов сторонней организацией, то в тексте Методических рекомендаций к Правилам 2020[3] зафиксировано следующее.