Как работать с журналом регистрации исходящих документов?

Определим, как оформлять журнал регистрации исходящих документов, какие правила ведения учесть, какие столбцы включить, как хранить, а также рассмотрим, какие документы не вносят в такой журнал.

1. Зачем регистрировать исходящие документы?

Документы, подлежащие отправке адресатам, необходимо регистрировать. Под исходящими документами понимают прежде всего деловые письма, составляемые на:

• бланке письма организации;
• бланках писем структурных подразделений (при наличии);
• бланках писем должностных лиц (при наличии).

Согласно п. 3.49 Примерной инструкции по делопроизводству[1] нельзя отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера. Без письма при отправке документов не обойтись в любом случае: так, согласно п. 3.39 Правил делопроизводства[2] документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами. В соответствии с п. 3.4.7 Методических рекомендаций[3] в инструкции по делопроизводству организации нужно определить место, способ и сроки регистрации отправляемых документов.

2.  Где взять журнал регистрации исходящих документов?

Для регистрации документов используют:

• бумажные журналы (книги учета). Их приобретают в магазинах или разрабатывают и печатают форму самостоятельно (и прошивают) перед началом календарного года;
• электронные регистрационно-учетные формы. Их работники самостоятельно создают и ведут, как правило, в формате Excel;
• журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (далее – СЭД). От работника при регистрации требуется заполнять не поля журнала, а регистрационную карточку документа (перечень включаемых в СЭД сведений об исходящем документе – в п. 4.5 Правил делопроизводства)[4].

Выбор зависит от размеров организации и ее документооборота: чем она больше, тем сложнее вести бумажный журнал. Бумажный носитель затрудняет поиск документов и содержит ограниченное количество столбцов. Потому там, где не внедрена СЭД, распространены электронные учетные формы.

3. Какие правила ведения журнала учесть?

1. Если за регистрацию исходящих документов отвечают несколько работников, оптимизируйте их действия, определите место хранения журнала.
2. Форму и правила заполнения журнала, а при необходимости и другие нюансы работы с ним закрепите в инструкции по делопроизводству.
3. Каждый год начинайте вести журнал заново – регистрируйте документы с № 1. В ином случае, при сплошной регистрации, сложно учитывать объем документооборота за год и обеспечить правильное хранение журнала в дальнейшем.
4. Даже при небольшом объеме документооборота оформляйте разные журналы регистрации для разных групп документов – входящих, исходящих, внутренних. Это позволит избежать путаницы. Кроме того, потребности в содержании каждого из них различны.
5. В первые дни нового календарного года закрывайте журнал регистрации за прошедший год. Оформите итоговую запись – она защитит журнал от изменений и дополнений.
6. После закрытия журнала в электронном виде его следует защитить от редактирования (переведите в PDF или воспользуйтесь функцией защиты от изменений в Excel). Выгрузите журнал из СЭД и обеспечьте его хранение.