Экспертиза ценности: часть 2. Экспертная комиссия

В прошлой статье[1] мы уже говорили о том, что экспертиза ценности (далее – ЭЦ) – это важный и в какой-то степени ключевой процесс в практике архивного дела. Результаты проведенной ЭЦ – это в том числе и обработанные дела, внесенные в соответствующие описи. Такие результаты должны быть оформлены, рассмотрены как полагается и легализованы в делопроизводстве самой организации. Именно для такого рассмотрения результатов проведенной ЭЦ документов в организации и создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В статье рассмотрим тонкости создания ЭК, примеры оформления необходимых документов и ответим на вопросы, связанные с функционированием ЭК в организации.

Экспертная комиссия в организации

Росархивом было разработано и утверждено Примерное положение об экспертной комиссии организации[2]. Это один из основных документов (наряду с Правилами 2015[3]), где мы можем найти информацию о работе ЭК.

Обязательна ли ЭК для организации 

Главная цель создания ЭК, а также обязательность ее создания в организации закреплены в Правилах 2015.

Даже если у вас небольшая компания, нет архива как структурного подразделения и нет специально оборудованного под архив помещения, создавать ЭК все равно необходимо. Комиссия нужна для проведения ЭЦ, а процедура эта обязательна для всех организаций.

Нужна ли ЭК, если архивную работу выполняют сторонние лица

Даже если работы по проведению ЭЦ и дальнейшему упорядочению документов проводятся силами сторонней организации либо физическим лицом по договору гражданско-правового характера, ЭК в организации должна быть создана.

Результаты работы ЭК 

Главная цель создания ЭК – проведение ЭЦ документов. Именно на это должна быть направлена деятельность ЭК в вашей организации.

Давайте вспомним 10 основных выводов, сделанных в прошлой статье.

1. ЭЦ подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

2. ЭЦ подлежат документы всех организаций независимо от того, является ли организация источником комплектования какого-либо архива или нет.

3. Главная задача ЭЦ – определить срок хранения документа. Для этого необходимо оценить ценность документа для организации.

4. Уничтожение документов без ЭЦ запрещается.

5. ЭЦ проводят ежегодно.

6. Ценность документов для организации можно определить, основываясь на критериях ценности документа.

7. Главная цель проведения ЭЦ для всех организаций – это определить и отобрать (обособить) документы постоянного хранения.

8. Основной и главный документ, на основании которого проводится ЭЦ, – это перечень документов с указанием сроков хранения.

9. Значимость и важность какого-либо документа как для организации, так и для государства (если говорить об организациях – источниках комплектования) выражается в сроке его хранения.

10. Сроки хранения документов при ЭЦ можно увеличивать, но нельзя уменьшать.

Поэтому сотруднику, ответственному за архив организации, необходимо понимать, что итогом работы ЭК, а значит, проведенной ЭЦ должны быть прежде всего:

• номенклатура дел организации на предстоящий (или текущий) год;
• составленные описи дел (их количество зависит от того, какие описи ведутся в организации);
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Перечисленные документы – это неисчерпывающий перечень. Но они являются своего рода тремя китами, обеспечивающими стабильное функционирование архива организации.

Главные результаты ЭЦ обобщим в Таблице.

Организационные вопросы 

ЭЦ документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК и под методическим руководством службы делопроизводства организации[4].

В состав ЭК включаются председатель и секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то в ЭК могут включать и представителя этих архивов.

Поэтому для того, чтобы ЭК заработала полноценно, в каждом подразделении (отделе) надо назначить лиц, ответственных за организацию работ по отбору, упорядочению, формированию и передаче на хранение документов, образовавшихся в деятельности этих подразделений, и создать ЭК.

Назначение ответственных лиц 

Положения, регламентирующие порядок проведения ЭЦ документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации.

Если в вашей организации нет действующей инструкции по делопроизводству, то методическую работу ЭК и порядок взаимодействия сотрудника, ответственного за архив, со структурными подразделениями обеспечат приказы из Примеров 1–4.

Они же помогут ЭК реализовать свои права, закрепленные в Примерном положении об ЭК.

Формирование документального фонда организации[6] – это непростой процесс, требующий взаимодействия секретаря ЭК с каждым структурным подразделением в комплексе (Схема).